mai 24, 2022

Como fazer uma boa gestão de clínicas? Dicas para gestores em saúde

Como fazer uma boa gestão de clínicas e hospitais - Doctoralia

Para realizar uma boa gestão de clínicas, é necessário utilizar a tecnologia a seu favor, a fim de proporcionar melhores experiências aos pacientes e atender às suas necessidades. Saiba mais!

 

Um corpo clínico formado por bons profissionais de saúde é a base para que clínicas e hospitais ofereçam o melhor serviço possível aos pacientes. Mas não é suficiente. Além de médicos, enfermeiros, fisioterapeutas e outros especialistas da área, é imprescindível que a instituição de saúde tenha também gestores competentes.


É por meio de uma boa gestão de clínicas que a instituição ou o hospital consegue garantir o andamento eficiente de todas as atividades, otimizando processos, aprimorando estratégias e mantendo o negócio em constante desenvolvimento. Dessa forma, os pacientes têm uma boa experiência ao longo de sua jornada, os colaboradores se sentem motivados e produtivos e o negócio conquista sucesso financeiro.


Por isso, neste artigo, vamos falar sobre o que é e qual é a importância de fazer uma boa gestão de clínicas. Além disso, trazemos os principais desafios enfrentados, algumas dicas de como alcançar melhores resultados e ferramentas que podem ajudar você e sua equipe nessa jornada. Confira!


O que é gestão de clínicas?

Fazer gestão em saúde consiste em administrar recursos humanos, financeiros e logísticos de instituições de saúde, como clínicas e hospitais. Isso inclui levantar as necessidades da instituição, gerenciar processos e atender a demandas de serviço, criar políticas e aplicá-las, entre outras atividades. 

Tudo isso é feito com o objetivo de oferecer uma experiência excelente aos pacientes, com serviços de qualidade e um bom atendimento. O objetivo é que eles voltem à instituição de saúde para novas consultas, sendo fidelizados e tendo mais confiança em seus serviços e profissionais.

Qual é a importância da gestão de clínicas e hospitais?

A gestão de clínicas é essencial para empresas de saúde, pois é esse conjunto de ações que vai garantir que os processos funcionem de maneira eficiente. Identificar e ajudar a solucionar problemas estão entre as principais atribuições dos gestores da área, um trabalho que contribui para direcionar o crescimento dos negócios de saúde.

Os gestores em saúde saúde são profissionais estratégicos para as instituições, já que têm como algumas de suas funções a certificação de que os equipamentos estão funcionando, a motivação e qualificação dos colaboradores para que exerçam suas funções com excelência e a implantação de ações inovadoras para potencializar os resultados.

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Ao estimular a equipe a dar a atenção adequada aos pacientes e fornecer ferramentas para que isso seja feito de forma inteligente, prática e constante, os responsáveis pela gestão promovem o atendimento humanizado preocupação cada vez mais relevante no mercado da saúde.

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Isso contribui para que os pacientes retornem ao centro médico e o recomendem para amigos e familiares, impactando positivamente na lucratividade do negócio. Fica a cargo dos gestores ainda o cuidado com questões financeiras, para assegurar que a clínica ou hospital consiga reduzir custos e maximizar a eficácia no trabalho.

Quais são os desafios da gestão de clínicas e hospitais?

Ao lidar com um alto número de demandas e fluxos de pacientes, muitos centros de saúde ficam sobrecarregados, podendo ter prejuízos financeiros, baixo engajamento e possíveis falhas ao longo dos processos. 

Afinal, como melhorar a gestão de clínicas e hospitais? O primeiro passo para mudar essa situação é ter um conhecimento mais aprofundado sobre os desafios que uma gestão clínica pode enfrentar. Reunimos os principais deles a seguir. Confira e saiba como se preparar!

Controle financeiro

Manter o equilíbrio nas finanças é um dos desafios que mais comuns que clínicas e hospitais enfrentam em sua gestão. Isso porque os custos de funcionamento normalmente são muito altos e os recursos são limitados. Por isso, é preciso atentar para as entradas e saídas, o fluxo de caixa e os pagamentos a serem feitos.

A dica para enfrentar esse desafio, registrando tudo o que entra e sai do seu caixa de forma mais prática, é investir em ferramentas tecnológicas que otimizem o acompanhamento das finanças, a centralização dos dados e a análise de métricas para manter a saúde financeira de forma mais simples e segura. 

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Organização de agenda

Outro desafio é ter uma boa organização de agenda, de modo a evitar atrasos e problemas nos horários dos pacientes

Por mais atividades e tarefas que a sua gestão de clínica já possua, é indicado priorizar o controle dos agendamentos, com o objetivo de oferecer experiências mais satisfatórias e, assim, melhorar a reputação da sua instituição.

👉 Leia também: Como aumentar os agendamentos da sua clínica?

Elaboração de planejamentos estratégicos

Quais são os principais objetivos, propósitos e metas da sua gestão de clínica? Ao estabelecer planejamentos assertivos, alinhando a visão, a missão e os valores da instituição às suas atuais necessidades, é possível traçar metas alcançáveis.

Além disso, para obter mais êxito em suas atividades, é essencial ter uma comunicação transparente e eficaz com os colaboradores para que todos tenham entendimento sobre o que deve ser feito nos próximos passos.

Investir em um software de gestão clínica também pode ajudar você a ter uma visão mais ampla sobre os processos e as mudanças positivas que devem ser feitas, contribuindo nos momentos de tomadas de decisão e no alcance de objetivos.

Humanização nos atendimentos

Assim como alguns clientes desistem de comprar em determinadas lojas por causa do atendimento de baixa qualidade, alguns pacientes também não voltam mais em uma instituição de saúde após serem atendidos por meio de uma comunicação inadequada ou desatenciosa. 

Ao trabalhar com saúde, você está lidando diretamente com pessoas que se preocupam com o bem-estar e a qualidade de vida, então é de extrema importância se preocupar com o atendimento realizado em sua clínica. Alguns dos princípios de um atendimento de qualidade, são:

  • Respeito, transparência e ética;
  • Mensagens personalizadas para cada paciente;
  • Escuta ativa e busca por soluções;
  • Comunicação empática e humanizada;
  • Canais de atendimento online e disponibilidade para tirar dúvidas;
  • Agilidade e segurança. 

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Armazenamento e atualização de dados

Outro problema que costuma ocorrer em várias instituições de saúde é a grande quantidade desorganizada de fichas de cadastro e dados de pacientes. É válido ressaltar que os pacientes observam se a clínica trata as suas informações com o devido cuidado e segurança.

Então é necessário apresentar esses dados de forma ágil e eficaz durante os agendamentos, consultas e exames para que o paciente não perca tempo e tenha mais confiança na sua gestão clínica.

Para ententer melhor sobre proteção de dados na saúde sugerimos a leitura deste artigo com 4 dicas para fortalecer a segurança das informações de centros médicos.

5 dicas que todo gestor da área da saúde deve saber

Gestão de Clínicas e Hospitais: 5 dicas que todo gestor deve saber - Doctoralia

Agora que você já sabe o que é e qual é a importância da gestão de clínicas, vamos às dicas. A seguir, trazemos algumas ações que todo profissional da área deve dominar para impulsionar os seus resultados e oferecer mais credibilidade e segurança aos pacientes.

Saiba identificar as principais métricas

Existe uma frase bem conhecida no meio dos negócios que diz que "o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado". 

Essa ideia também se aplica ao trabalho de gestão em saúde. Saber identificar as principais métricas, investindo naquelas que dão certo e tomando decisões com base em dados, é uma das principais habilidades dos bons profissionais de gestão em saúde.

As métricas servem para saber se os esforços estão trazendo resultados. Por meio de indicadores, é possível medi-los. Alguns exemplos são o número de novos pacientes, de agendamentos de consulta, de retornos e de novos contatos, horários mais concorridos e picos de ligações, além da fonte dos agendamentos e retorno sobre investimentos. 

Esses dados devem ser analisados continuamente, de modo a identificar gargalos que podem ser aprimorados nos processos. Com base nos resultados, o gestor em saúde pode tomar decisões mais assertivas e propor soluções para os problemas enfrentados pela clínica. 

Garanta os recursos necessários para a equipe

Cabe ao gestor em saúde, também, garantir os recursos necessários para que a equipe do centro médico trabalhe de forma produtiva. Isso vai desde as ferramentas ideais até treinamentos para que os colaboradores consigam utilizá-las da melhor maneira

Além disso, é necessário ouvir a equipe, receber e dar feedbacks. O gestor deve ser o principal apoio dos funcionários dentro da instituição de saúde, fazendo a ponte entre os interesses deles e os da empresa. Dessa forma, todos conseguem prestar um serviço de cada vez mais qualidade aos pacientes. 

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Conheça as especificidades da área da saúde

O conhecimento da área da saúde é outro ponto fundamental para a gestão. Acompanhar o mercado, conhecer as especificidades e estar por dentro das novidades pode fazer a diferença

Também é importante que os profissionais da área conheçam sobre gestão de pessoas, administração e, se possível, tenham uma formação ou especialização focadas na gestão em saúde.

Como inspiração, recomendamos duas histórias de sucesso de centros médicos que se destacam em suas áreas de atuação:

Seja flexível e empático

Lidar com pessoas, sejam funcionários ou pacientes, requer flexibilidade e empatia.

O profissional da área deve estar sempre pronto para resolver questões e ter ótimo relacionamento interpessoal. É preciso entender que mesmo com o foco nas metas, é comum que em um ambiente dinâmico como o de uma clínica ou hospital, os processos passem por alterações e novos problemas surjam frequentemente.

Tenha em mente que centros médicos atendem pessoas que geralmente estão com algum tipo de dor, desconforto ou preocupação, o que faz com que gestos de acolhimento e simpatia sejam extremamente valorizados. Logo, é fundamental que os gestores em saúde interajam de maneira harmônica com funcionários e pacientes, estejam abertos a ouvir, e coloquem-se no lugar do outro. 

Desenvolver a inteligência emocional é outro ponto crucial. Lembre-se de que a atmosfera organizacional impacta no resultado do trabalho da equipe e, consequentemente, nos objetivos e metas que a gestão deseja alcançar. Por isso, manter a calma, ajudar a resolver problemas e desenvolver relacionamentos saudáveis com a equipe são hábitos relevantes.

👉 Leia também: 5 principais erros na gestão hospitalar e como evitá-los

Use a tecnologia a favor do negócio

A tecnologia já está incorporada no dia a dia das grandes empresas. Em um negócio da área da saúde, não é diferente. Hoje, há no mercado soluções que ajudam a gerir pessoas, otimizar o tempo, acompanhar dados e atendimentos, tomar decisões embasadas, reduzir custos operacionais e melhorar o serviço prestado aos pacientes.

A utilização de um software de agendamento online de consultas para dar autonomia aos pacientes é um bom exemplo. Ferramentas de CRM para a saúde (sistema de relacionamento com o cliente), que incluem aplicativo próprio com acesso a receitas e exames, são outra opção, ideal para instituições de saúde maiores. 

E até o atendimento telefônico pode ser melhorado por meio do uso da tecnologia. Um serviço de gestão de chamadas que facilite o trabalho da equipe de recepção, forneça relatórios simples e em tempo real e grave as ligações pode ser um divisor de águas no nível da experiência proporcionada.

E como a gestão tem o papel de encontrar, contratar e garantir a adoção pela equipe das soluções que mais fazem sentido para o centro médico, torna-se determinante para que o negócio potencialize resultados. 

👉 Leia também: Benefícios e tendências da tecnologia em saúde

Como as ferramentas da Doctoralia e do TuoTempo podem tornar a gestão do seu centro médico mais eficaz

O Grupo Docplanner, do qual a Doctoralia e o TuoTempo fazem parte, desenvolve várias ferramentas com o objetivo de tornar a gestão de clínicas mais assertiva e eficaz de forma prática. Conheça, a seguir, cada uma delas para analisar quais mais se encaixam com as suas atuais necessidades. Vamos lá!

Doctoralia Clínicas

O sistema de agendamento online de consultas Doctoralia Clínicas disponibiliza a agenda 24h em diversos canais, além do envio automatizado de lembretes e confirmação de consulta por SMS e WhatsApp sem custos extras por mensagem, entre outras funcionalidades.

A ferramenta reúne diversas soluções em um só lugar, permitindo digitalizar a jornada dos pacientes. É possível fazer a gestão das agendas de todos os especialistas, promover a clínica na internet e interagir com a audiência. 

Assim, o centro médico economiza tempo nas tarefas manuais, aumenta a receita e fideliza o público. E um ponto importante é que você pode continuar usando seu sistema atual de prontuário e prescrição enquanto aproveita a nossa plataforma para melhorar a experiência dos pacientes antes e depois das consultas.

Assista ao vídeo abaixo para entender com detalhes ou solicite uma demonstração personalizada AQUI

TuoTempo

O CRM TuoTempo é a escolha ideal para hospitais, redes de clínicas e centros de diagnóstico. O sistema de relacionamento com os pacientes permite elevar a experiência do paciente ao próximo nível, humanizando o atendimento por meio da tecnologia

O software pode ser totalmente adaptado às necessidades do seu hospital: dá para alterar as cores, incluir seu logotipo e ainda escolher os recursos que você deseja ativar.

O TuoTempo ainda permite que seu negócio tenha um aplicativo próprio com check-in virtual, lista dos especialistas e disponibilidade da agenda, marcação, remarcação e cancelamento de consultas, chat com o médico, acesso a resultados de exames, entre outras funcionalidades. 

Além disso, pode ser integrado a mais de 30 dos principais softwares de gestão do mercado. Assim, você garante a centralização e segurança dos dados, além de agregar funções de comunicação ao seu sistema atual sem grandes mudanças na rotina.

Trabalhamos ainda em colaboração com a sua equipe, dando todo o suporte necessário para que, juntos, possamos conquistar resultados reais. Assista ao vídeo para saber mais ou solicite uma demonstração personalizada AQUI.

Doctoralia Phone

Mais que um sistema de telefonia VoIP, o Doctoralia Phone é um serviço de gerenciamento de chamadas que garante que as ligações para a sua clínica sejam atendidas, além de fornecer dados inteligentes e consultoria de negócio. Com a ferramenta, é possível fazer chamadas pela internet, o que facilita o monitoramento da jornada do paciente. 

Além disso, as ligações ficam em um só lugar, sendo possível conferir as chamadas recebidas, perdidas e realizadas. E o melhor: você conta com dados e relatórios para guiar a tomada de decisão e uma equipe de consultores que sugere as estratégias ideais.

Assista ao vídeo a seguir para entender mais detalhes ou peça uma demonstração AQUI.

 

Investir em processos tecnológicos e adotar estratégias inovadoras são os segredos de sucesso para quem deseja aprimorar a gestão de clínicas e, assim, se destacar mais no mercado da saúde. 

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender a importância de priorizar a gestão da sua clínica e contar com a ajuda da tecnologia para facilitar o seu dia a dia, oferecendo experiências mais satisfatórias aos pacientes.

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