Como aumentar os agendamentos da sua clínica?

Está difícil atrair novos pacientes para a sua clínica? O motivo disso pode estar no desperdício de possibilidades de agendamento.

Os canais pelos quais os agendamentos de consulta costumam acontecer são, em essência, três: telefone, internet (englobando diversas ferramentas) e o atendimento presencial na recepção.

Todos são igualmente importantes para tornar o seu centro médico mais produtivo e lucrativo.

Neste artigo, trazemos algumas dicas úteis para conseguir uma quantidade maior de agendamentos, de maneira mais eficiente e em cada um desses três canais. Acompanhe a leitura!

Como aumentar os agendamentos da clínica por telefone?

Vamos começar com o primeiro e mais tradicional canal de comunicação, o telefone. Os agendamentos por telefone representam uma grande parcela da demanda:

Mas o que você talvez não saiba é que, em média, você perde uma ligações a cada três que recebe.

Isso acontece por diversos motivos. No caso de clínicas grandes, por exemplo, nem todos os funcionários que atendem as ligações têm o mesmo nível de eficiência, velocidade e capacidade para gerenciar as solicitações do paciente.

Isso diminui a quantidade de agendamentos marcados e aumenta o número de chamadas na fila, que muitas vezes são perdidas se o paciente fica esperando por muito tempo. 

Como resolver esses problemas? Veja a seguir 3 dicas simples de como conseguir mais agendamentos por telefone:

1.  Monitore ligações: acompanhe os dados sobre as chamadas recebidas em horário comercial para saber o tempo médio de um agendamento, quem são os atendentes mais eficazes, quais são os horários de pico e os especialistas mais solicitados.
2. Retorne ligações perdidas: encontre uma forma de registrar e retornar as chamadas feitas enquanto a linha estava ocupada ou que não foram atendidas por qualquer motivo.
3. Tenha um manual de atendimento: estabeleça diretrizes para sua equipe de recepcionistas sobre os procedimentos e formas de lidar com chamadas de pacientes em potencial.

Vale salientar que o terceiro ponto é muito importante para definir a melhor estratégia para aumentar os agendamentos na sua clínica. Porém, você só conseguirá implementá-lo se os outros dois tópicos também forem colocados em prática. 

Existem muitos serviços que monitoram a atividade telefônica da sua clínica e ajudam a cobrir chamadas perdidas, mas essas ferramentas geralmente são complexas e caras. Além disso, muitas vezes não são compatíveis com aquelas que você já usa para gerir a clínica.

Uma experiência diferente dessa é oferecida pelo Doctoralia Phone, uma solução totalmente integrada que garante que nenhuma das ligações para sua clínica ou consultório seja perdida.

A ferramenta permite, entre outras coisas:

• Fazer chamadas de voz pela internet, gerenciando com eficácia as ligações recebidas, graças ao sistema de telefonia VoIP;
• Dividir chamadas entre os membros da equipe, maximizando a taxa de resposta;
• Fornecer ao paciente um link para marcar uma consulta online, se não houver resposta;
• Acessar estatísticas inteligentes para monitorar o desempenho do serviço;
• Criar automaticamente uma tarefa para retornar a ligação o mais rapidamente possível, caso ela tenha sido perdida.

Além disso, se sua equipe trabalha em conjunto, é possível redirecionar as ligações recebidas para outro número de telefone.

Na prática, é uma ótima maneira de tornar cada chamada recebida em uma oportunidade de agendamento — mesmo que não sejam atendidas na primeira tentativa.

Qualquer que seja o método escolhido, lembre-se sempre de que quanto mais ligações você atender, maior será o lucro para a sua clínica.

Como aumentar o número de agendamentos por meio da internet?

Cada vez mais pacientes pedem por agendamentos de consultas online. Em uma época em que diversos serviços cotidianos podem ser contratados pela web – reserva de hotel, compra de passagens, pedido de comida, pagamento de contas, etc –, essa evolução é esperada.

O sucesso da plataforma médica da Doctoralia, com mais de 32 milhões de visualizações mensais, também ajuda a demonstrar isso.

No entanto, oferecer agendamento online não significa apenas atender ao desejo de muitos usuários, mas também ser capaz de aumentar significativamente o número de pacientes em potencial.

Isso porque permite que sua clínica seja localizada e escolhida por pessoas que, de outra forma, não necessariamente teriam entrado em contato com o seu negócio. 

Além disso, a internet viabiliza a marcação de consultas mesmo quando suas instalações estão fechadas, ampliando o horário de atendimento para 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Além disso, a plataforma também possibilita que as pessoas que encontram seu site ou redes sociais agendem uma consulta por meio de um botão widget, que leva os usuários diretamente para a seção dedicada aos agendamentos.

Assim, o tráfego das suas páginas pode ser convertido em consultas.

Obviamente, para ser encontrado online, é necessário aparecer nos primeiros lugares nas buscas dos usuários no Google.

Para isso você precisa conhecer e aplicar as regras de SEO (otimização para os mecanismos de busca) ou contar com profissionais que façam esse trabalho.

Essa é uma das razões pelas quais o marketplace da Doctoralia contribui com a aquisição de novos pacientes, uma vez que é otimizado para o Google e demais buscadores e, consequentemente, torna-se relevante nas pesquisas.

Quanto mais bem posicionado nas buscas o seu negócio está, mais visitas recebe!

Antes de tudo, é necessário lembrar que, por mais importante que seja promover a sua clínica e atingir novos e potenciais pacientes, é ainda melhor – e mais barato – retê-los.

Um paciente satisfeito é um paciente fiel, que voltará à instituição de saúde sempre que necessário, marcando novas consultas no futuro e recomendando seu serviços a outras pessoas.

A melhor forma de reter um cliente, claro, é deixar a melhor impressão possível nas primeiras consultas, principalmente do ponto de vista de imagem e organização.

Veja algumas dicas de como alcançar isso:

Ambiente agradável e conforto para o paciente

Esse aspecto deve receber atenção. Aqui estão alguns elementos simples para impressionar os pacientes assim que eles entrarem na sua clínica: 

• Sala de espera confortável;
• Ambientes com decoração aconchegante, talvez com a logo da sua clínica em destaque;
• Banheiros sempre limpos e funcionando;
• Conexão Wi-Fi, para permitir que os pacientes usem a internet enquanto aguardam sua vez.
• Enquanto durar a pandemia, fácil acesso a álcool gel, boa ventilação, equipamentos de proteção para colaboradores, sinalização para incentivar o distanciamento social, etc.

Avaliar a capacidade dos profissionais de saúde pode ser mais difícil para o paciente leigo, mas os elementos citados são capazes de passar credibilidade para qualquer pessoa imediatamente.

Espaço organizado

Outra característica que tende a fazer com que os pacientes retornem é o nível de organização da clínica ou consultório. Por isso, é importante que:

• Haja pontualidade nos atendimentos;
• Os dados do check-in sejam coletados uma única vez;
• A comunicação com o paciente seja clara e objetiva, tanto antes como depois da consulta;
• A sinalização do ambiente seja clara, indicando a saída, os banheiros, as salas, etc;
• A equipe da recepção ofereça oportunidade de marcar a próxima visita logo após a visita. Esse é um gesto proativo que pode garantir imediatamente um novo agendamento para o futuro próximo.

Vale lembrar também que um paciente satisfeito e leal não só voltará para a sua clínica, mas também fará uma boa publicidade gratuita para a instituição e seus especialistas, gerando um boca a boca positivo entre amigos e familiares e também em avaliações na web.

Para concluir

A chave para obter um maior número de agendamentos está em desenvolver paralelamente esses três aspectos que analisamos até agora:

• Desenvolver uma presença digital consistente, incluindo redes sociais e o Google, além de permitir agendamentos para potenciais pacientes pela internet;
• Reduzir chamadas perdidas e fazer uma melhor gestão de telefonia;
• Ganhar a lealdade do paciente oferecendo uma boa experiência durante consultas presenciais.

Se você conseguir equilibrar e aprimorar esses três elementos, certamente aumentará o número de atendimentos na sua clínica ou consultório!

Esperamos que esse artigo tenha ajudado você a entender quais canais você pode implementar ou melhorar para não perder mais agendamentos e melhorar a experiência dos seus pacientes. 

👉 Leia também: 5 maneiras de melhorar o atendimento telefônico da sua clínica

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