Ligações para a sua clínica: por que é importante monitorá-las?

Se a sua clínica tem o objetivo de melhorar o atendimento telefônico e ter mais agendamentos, é essencial manter sob controle a atividade da sua equipe de secretariado, assim como o tipo e o volume das chamadas recebidas.

Como veremos neste artigo, existem vários motivos pelos quais monitorar o telefone da instituição de saúde é importante. Para cada problema ou situação relacionados a esse monitoramento, existem métodos e ferramentas ideais. Quer saber quais são? Então acompanhe a leitura! 

Por que monitorar as ligações para a sua clínica? 4 razões principais

Existem quatro razões principais pelas quais sua clínica deve monitorar chamadas telefônicas. Exploraremos cada uma delas ao longo deste artigo:

1. Monitore chamadas perdidas para ter maior controle

As chamadas perdidas são um problema muito comum em instituições de saúde. Uma pesquisa da Doctoralia identificou que 1 a cada duas ligações para clínicas não é atendida, e cerca de 16% das mais de 400 instituições estudadas não atendeu nenhuma das 10 tentativas de contato por telefone.

Ainda assim, nem todas as clínicas sabem como lidar com essa situação de forma mais eficiente, prática e produtiva. 

Veja por que as chamadas perdidas são um problema sério para o seu negócio:

• Se um paciente encontra o telefone ocupado ou não recebe resposta, ele provavelmente agendará uma consulta em outra clínica;
• Uma recepção ineficiente tende a ter dificuldades para gerenciar os compromissos, resultando em atrasos, perda de tempo e menos organização em sua clínica;
• Esse tipo de problema também compromete a experiência do paciente, o que impacta negativamente na reputação da clínica e na retenção de pacientes.

Por outro lado, verificar as chamadas perdidas ajuda a:

• Entender quais são os horários e dias em que você perde a maioria dos agendamentos em potencial;
• Com isso, criar uma estratégia para organizar sua equipe de secretariado;
• Identificar a qualidade do serviço prestado pela equipe, corrigindo erros de abordagem no atendimento telefônico;
• Entrar em contato o mais rápido possível com os pacientes que não obtiveram resposta, reduzindo o número de consultas perdidas.

Para contornar esse tipo de problema tão frequente nas clínicas, o Doctoralia Phone pode ser uma excelente solução.

O sistema de gerenciamento de chamadas da Doctoralia é focado nas necessidades das instituições de saúde e, por meio da tecnologia de telefonia VoIP, permite a gestão contínua das ligações, além de uma consultoria especializada em encontrar oportunidades de desenvolvimento do negócio.

Graças à plataforma, cada paciente que não for atendido pode receber um retorno assim que a recepção estiver disponível ou ainda receber automaticamente um SMS com um link para agendamento online de consultas.

Assim, você evita a sobrecarga da equipe e possibilita a realização de agendamentos mesmo fora do horário de expediente.

2. Otimize sua gestão por meio do registro de ligações

Manter um registro de chamadas também ajuda a gerenciar melhor a sua clínica do ponto de vista organizacional e logístico. 

Em primeiro lugar, saber o número e o horário das ligações recebidas permite identificar os períodos preferidos dos pacientes e, portanto, organizar melhor a divisão de chamadas e a escala da equipe.

A partir dessas ações de melhoria, será possível economizar um tempo valioso, que pode ser usado para receber pacientes com mais dedicação ou realizar outras tarefas organizacionais e administrativas.

3. Melhore a qualidade do serviço graças ao registro de chamadas

Partimos de uma premissa importante: o contato constante com os pacientes aumenta seu comprometimento com o processo terapêutico, melhora sua satisfação com os serviços oferecidos e, consequentemente, aumenta as chances de fidelização. 

Leve em consideração também o fato de que, ainda hoje (apesar da crescente demanda por serviços online e a troca de mensagens via aplicativo por parte da paciente digital), o telefone segue sendo o principal canal de contato do público com instituições de saúde.

Dito isso, fica perceptível que uma parte importante da qualidade do serviço que você oferece aos pacientes está relacionada com o bom gerenciamento das ligações. Isso requer a implementação de estratégias e ferramentas para gravar e avaliar as chamadas. 

Administrar de perto as ligações é essencial se você quiser melhorar a experiência do paciente e fazer com que ele volte no futuro. Além disso, permite que você entenda quais membros da equipe atendem melhor as chamadas telefônicas, em menos tempo e com mais eficácia. 

Verifique e melhore a qualidade do seu atendimento telefônico com o Doctoralia Phone

Para coletar esses dados com facilidade e produtividade, o ideal é contar com ferramentas tecnológicas. O problema é que, muitas vezes, elas são caras ou complexas de usar.

É nesse cenário que o Doctoralia Phone se destaca! Com uma interface intuitiva e instalação feita em menos de um dia, o software ajuda a monitorar o desempenho de sua equipe, graças a um painel de estatísticas completo, que permite:

• Verificar a eficiência e qualidade dos colaboradores
• Gravar ligações
• Criar tabelas comparativas entre profissionais

Mais importante ainda, sua equipe será capaz de aprimorar o atendimento a cada chamada, graças a recursos como: 

• Lembretes de consulta
• Status e comentários para cada chamada telefônica
• Automação e controle das atividades típicas de uma clínica

Assim, por um lado, você contará com recursos para acompanhar todo o trabalho de secretariado e, por outro, oferecerá ao seu pessoal ferramentas eficazes para melhorar de imediato a qualidade e a rapidez do serviço. 

4. Acompanhe os resultados da sua estratégia de marketing

Se sua clínica está implementando uma estratégia de marketing omnichannel, é importante saber quais canais geram mais agendamentos para detectar onde continuar investindo e o que deve ser deixado de lado.

Mais uma vez, o monitoramento de chamadas se mostra fundamental. Além de um controle quantitativo (por exemplo, quantos pacientes ligaram para agendar no último mês), contar com uma análise qualitativa (por meio de qual canal promocional eles obtiveram seu número e como foi a experiência) faz toda a diferença.

Esse tipo de coleta de dados exigiria grande investimento de tempo e dinheiro se fosse feito de forma independente ou mesmo com a ajuda de um software externo. Mas há uma alternativa.

O Doctoralia Phone gera um número de telefone diferente para cada canal que você utiliza, facilitando a análise dos canais mais rentáveis ​​e os que devem ser evitados por você e toda a equipe. 

Em suma, o sistema permite não só melhorar o desempenho da secretaria e evitar a perda de consultas, mas também otimizar as suas campanhas. Assista ao vídeo a seguir para entender:

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Concluindo

Ter controle da quantidade e eficiência das ligações que sua clínica recebe todos os dias é determinante para oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes, evitar consultas perdidas e maximizar seus investimentos em marketing.

Caso ainda não o faça, comece agora mesmo a implementar estratégias para monitorar as chamadas telefônicas recebidas pela sua clínica!

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