Sistema de agendamento de consultas: por que ter e como escolher o ideal para o centro médico

Gestores de clínicas e hospitais enfrentam diariamente o desafio de organizar informações e procedimentos da melhor maneira, de modo a oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes. Felizmente, com o desenvolvimento da tecnologia, já existem diversas soluções que facilitam a rotina de centros médicos.

Entre elas estão os sistemas de agendamento online, com os quais os pacientes ganham autonomia para marcar as próprias consultas, sem depender do horário comercial ou da disponibilidade da recepção. Para os centros médicos, o aumento da produtividade e a redução de custos são alguns dos benefícios.

Quer saber mais sobre o que é, por que usar, como funciona e como escolher um sistema de agendamento? Então continue a leitura do artigo!

O que é sistema de agendamento online de consultas?

Um sistema de agendamento online de consultas é um software que possibilita a marcação de consultas pelos próprios pacientes. Os mais avançados e profissionais também integram diversas outras funcionalidades, como envio automático de confirmações e lembretes por WhatsApp, campanhas de marketing por SMS ou e-mail e relatórios.

Em uma ferramenta desse tipo, eles conseguem pesquisar por profissionais de saúde, visualizar os dias e horários disponíveis e fazer o agendamento por conta própria, inclusive aos finais de semana e feriados, ganhando autonomia e praticidade. 

O centro médico, por sua vez, tem o benefício de estar disponível 24h por dia, 7 dias por semana, aumentando as possibilidades de conversão, além de outros benefícios que detalharemos a seguir. 

Por que usar um sistema de agendamento online de consultas?

Agora que você já sabe o que é sistema de agendamento online de consultas, podemos falar sobre os benefícios que essa ferramenta traz para o dia a dia de uma instituição de saúde. Confira:

Atenda aos anseios do paciente digital

A ferramenta ganha popularidade em um contexto no qual o público das clínicas de saúde é cada vez mais formado por pacientes digitais, que usam a internet para simplificar o acesso a serviços de saúde. Na rede, essas pessoas fazem pesquisas para tirar dúvidas, procurar especialistas e agendar consultas.

Para acompanhar essas mudanças e manter-se relevante no mercado, o centro médico precisa disponibilizar ferramentas que atendam aos anseios desse público que valoriza a digitalização na saúde. Nesse contexto, um sistema de agendamento é um bom ponto de partida.

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Ofereça uma melhor experiência aos pacientes

Oferecer uma experiência de qualidade aos pacientes é essencial para o engajamento com o tratamento, para que eles retornem e recomendem o seu negócio. 

Não estamos falando somente sobre o atendimento no momento da consulta, mas sim de toda a jornada que um paciente tem com a clínica ou hospital, desde o momento em que pesquisa por um profissional de saúde na internet até o pós-consulta. 

A oferta de uma experiência de qualidade requer uma combinação de diversos fatores, como um bom atendimento, respeito pelo tempo e pelo histórico do paciente, fácil acesso às informações e comunicação adequada.

E o sistema de agendamento tem um papel crucial nessa missão, já que disponibiliza a agenda de todos os especialistas da instituição a qualquer dia e horário, sem que ele tenha que pegar o telefone. Quando a agenda online é integrada a um portal médico, site da instituição e redes sociais, todas as informações necessárias são facilmente encontradas e acessadas com poucos cliques.

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Tenha segurança de dados

As informações dos pacientes são consideradas altamente sensíveis e, por isso, devem ser tratadas com cuidado. Um vazamento de informações, por exemplo, pode prejudicar a reputação da instituição de saúde e até levar os pacientes a acionarem a justiça. 

Com um sistema de agendamento, os dados ficam mais seguros. Armazenados na nuvem, os softwares só podem ser acessados por quem tem login e senha. As informações também ficam imunes a problemas no computador local, que é o que pode acontecer quando se organiza os agendamentos em planilhas, ou a extravios e à ação do tempo, que ocorrem com documentos de papel.

Mas atenção: para ter proteção de dados na saúde, é preciso escolher um software de agendamento que faça uso de criptografia.

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Reduza custos com atendimento

Usar somente o telefone como canal para agendamento de consultas pode acarretar em altos custos para o centro médico, que precisará ter uma equipe de recepção sempre a postos. Os funcionários também ficam responsáveis por ligar para confirmar as marcações alguns dias ou horas antes que aconteçam, o que, além de gerar despesas telefônicas, pode ser pouco efetivo.

Com o sistema de agendamento de consultas, evita-se a sobrecarga da recepção, que pode focar em atividades mais estratégicas para a clínica ou o hospital, como oferecer atenção especial aos pacientes que aguardam suas consultas. Além disso, a automatização e a integração das agendas de todo o corpo clínico também ajuda a reduzir falhas humanas, como marcar duas pessoas em um mesmo horário.

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Diminua as faltas em consultas

Como falamos anteriormente, um sistema de agendamento pode trazer ferramentas complementares, como envio de confirmação e de lembretes de consulta, ajudando o paciente a se comprometer com o compromisso e a não esquecer a consulta.

Com isso, é possível reduzir o não comparecimento, também chamado de no-show, um problema comum entre clínicas e hospitais que pode afetar o faturamento das instituições de saúde, deixando médicos ociosos.

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Ganhe produtividade e acessibilidade

O sistema de agendamento permite otimizar tarefas antes realizadas de forma manual, como a marcação, a confirmação e o envio de lembretes. 

Sem precisar interromper tarefas mais complexas para resolver ações burocráticas o tempo todo, a equipe ganha produtividade, principalmente a recepção, que costuma sofrer com a sobrecarga de trabalho.

Além disso, os profissionais podem consultar suas agendas de qualquer dispositivo quando o sistema fica hospedado na nuvem, facilitando o preparo para o atendimento e flexibilizando a rotina.

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Como funciona um sistema de agendamento de consultas para clínicas e hospitais?

Ao acessar o sistema de agendamento – por meio de diversos canais como site, redes sociais, portais médicos ou aplicativos de mensagens –, o paciente consegue visualizar os horários disponíveis de todo o corpo clínico em tempo real, e fazer o agendamento por conta própria. 

Os horários reservados são adicionados à agenda do médico automaticamente e é possível avisar os pacientes caso haja mudanças. 

Em ferramentas completas, a clínica ou hospital pode ainda enviar lembretes por email, SMS e WhatsApp quando a consulta estiver próxima, entre outras funcionalidades. Nessas comunicações, os pacientes podem confirmar a presença ou solicitar uma mudança de horário caso não possam comparecer. 

Como escolher o melhor sistema de agendamento?

O melhor sistema de agendamento de consultas é aquele que atende as necessidades da clínica ou hospital. 

Além da marcação de consultas, procure por diferenciais que tragam vantagens reais, como a possibilidade de automatizar o envio de lembretes ou até mesmo uma plataforma de vídeo para a realização de consultas online. 

É interessante também que a ferramenta auxilie no monitoramento dos resultados, para ajudar a clínica ou hospital a obter insights para melhorias. 

Por fim, a plataforma deve ficar armazenada em servidores externos para garantir a segurança dos dados e ser de fácil instalação. Tratando-se de grandes redes de clínicas, hospitais ou centros de diagnóstico, a integração com outras ferramentas que a sua instituição de saúde utiliza pode ser vantajosa. 

Para clínicas: conheça a Agenda Doctoralia

A Agenda Doctoralia é um sistema de agendamento criado para ajudar clínicas a economizarem tempo, fidelizarem os pacientes e, consequentemente, aumentarem a receita.

Com a ferramenta, clínicas podem oferecer agendamento 24h por dia, 7 dias por semana, por diversos canais. Todas as consultas ficam um só calendário e contam com fluxos de confirmação automáticos. 

Conheça as principais funcionalidades da Agenda Doctoralia: 

• Gestão das consultas em um só calendário: a agenda fica aberta em tempo integral e você não perde mais os pacientes que procuram fazer agendamentos fora do horário comercial.
• Mensagens de confirmação e lembretes automáticos: reduza ausências em até 65% ao enviar comunicações para relembrar os pacientes sobre as consultas.
• Telemedicina: ofereça atendimentos por vídeo, chat ou telefone por meio de uma tecnologia simples e segura de telemedicina.
• Campanhas de marketing: depois das consultas, desenvolva um relacionamento com os pacientes com mensagens de email e SMS que servem para divulgar novidades, dar dicas de saúde e convidar para exames periódicos.
• Relatórios: acesse painéis interativos que facilitam análises e exporte os dados em poucos cliques.
• Visibilidade e reputação online: integrando a agenda ao Perfil Premium na Doctoralia, você fortalece sua reputação com a coleta de opiniões e conquista um posicionamento de destaque no Google e demais buscadores.

E o melhor: para usar a Agenda Doctoralia, você não precisa abandonar os sistemas de prontuário e prescrição que já utiliza, já que eles podem ser usados em sintonia. A ferramenta não requer instalação, bastando uma conexão com a internet. Saiba mais e peça uma demonstração.

Para hospitais, redes e centros de diagnóstico: descubra o CRM TuoTempo

O CRM TuoTempo, por sua vez, é voltado para instituições de saúde maiores, que costumam ter necessidades mais complexas e demandam soluções com maior nível de personalização. 

Um dos diferenciais do sistema de relacionamento, além da agenda online, é a estrutura para que a instituição tenha seu próprio aplicativo, com identidade visual customizada e uma série de facilidades para os clientes. Por meio do app para pacientes, é possível fazer agendamento, acessar lista de espera, consultar resultados de exames, fazer check-in ao chegar, entre outras possibilidades.

O TuoTempo é uma ferramenta de relacionamento completa: além do sistema de agendamento, permite enviar campanhas segmentadas, realizar pagamentos, fazer consultas via telemedicina, disparar pesquisas, acessar dados e relatórios. São diversos serviços integrados para que o seu hospital fidelize pacientes e otimize custos. Saiba mais e peça uma demonstração.

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