7 dicas para aumentar a produtividade da secretária em clínicas

Responsável pelo primeiro contato entre o paciente e o centro médico na maioria dos casos, os recepcionistas exercem um papel de extrema importância na qualidade da experiência entregue ao paciente. Por isso, pensar em maneiras de aumentar a produtividade das secretárias é crucial para o sucesso de consultórios, clínicas e hospitais.

Além de porta-voz da marca e braço direito dos profissionais da saúde – já que se encarrega por grande parte das funções administrativas –, a secretária ainda pode alinhar as expectativas dos pacientes quanto à consulta e reduzir sua ansiedade por meio de conversas que demonstram empatia e confiança. Assim, o tempo de espera se torna mais tranquilo e o trabalho do médico é realizado com mais facilidade. 

Tendo essa relevância em mente, você já parou para pensar que a sobrecarga e o acúmulo de funções repetitivas para a secretária podem estar comprometendo a reputação do seu centro médico?

Se as pessoas não se sentem acolhidas desde a primeira visita, seus esforços em marketing e o profissionalismo dos médicos não serão suficientes para conquistar o sucesso.

Como o atendimento na recepção e a atenção ao paciente são tarefas que exigem interação humana, a melhor forma de aumentar a produtividade da secretária é otimizar atividades mecânicas do dia a dia, permitindo que ela tenha tempo para valorizar os clientes. 

E se sua primeira ideia para estimular uma rotina mais produtiva é definir cobranças extras, medir desempenhos a todo o momento ou limitar a liberdade do funcionário, preste muita atenção: a produtividade é diretamente relacionada à felicidade no ambiente de trabalho. 

A seguir, damos 7 dicas que podem ser implementadas no seu centro médico agora mesmo para garantir a produtividade da secretária e, como consequência, oferecer um atendimento espetacular ao paciente. Confira!

Garanta o bem-estar no ambiente de trabalho

Ouvir seus colaboradores é o primeiro passo para identificar pontos de melhoria que podem refletir na produtividade. 

Sendo assim, converse com a equipe para entender se o ambiente de trabalho é agradável, ergonômico e seguro, se mostrando aberto a sugestões. Sugira ainda intervalos regulares durante o expediente, incentive a convivência entre os membros do time e faça de tudo para evitar que seja necessária a realização de horas extras frequentes.

Além disso, é importante se certificar de que as secretárias têm acesso a todos os recursos necessários para que executem suas atividades com o nível de eficiência esperado. Disponibilize, por exemplo, computadores bons, programas atualizados, materiais de escritório, cartões de visitas, etc.

Reduza as tarefas desnecessárias

A tecnologia é uma excelente aliada da produtividade. Analise quais são as tarefas repetitivas e mecânicas realizadas pela secretária e encontre soluções tecnológicas que podem otimizar seu dia a dia. 

O agendamento online e o envio automático de lembretes de consultas são excelentes exemplos de como é possível automatizar algumas atividades sem perder a qualidade. Ao reduzir o tempo da secretária no telefone – confirmando ou marcando horários –, você permite que ela se dedique mais ao paciente que está no consultório/clínica no momento.

Ofereça treinamentos

Muito se fala sobre a humanização do atendimento médico, não apenas durante a consulta, mas desde o primeiro contato do paciente com o centro de saúde. Para que o discurso utilizado pelos especialistas esteja alinhado com as falas das secretárias, é fundamental que haja um bom treinamento. 

Esta preparação deve incluir diversos pontos, como a adoção de novas ferramentas tecnológicas, a gestão da agenda, a linguagem ao telefone, os procedimentos em exames e o que mais for relevante. Quanto mais seguro e bem informado for o colaborador, maior será sua produtividade.

Invista em um sistema de telefonia VoiP robusto

O sistema de telefonia VoIP (Voice over Internet Protocol, ou, em tradução, voz sobre IP) é uma tecnologia que possibilita o recebimento e a realização de chamadas telefônicas por meio de uma conexão com a internet no lugar de uma linha telefônica tradicional.

No Brasil, o destaque é para o Doctoralia Phone, que além da tecnologia VoIP agrega também dados inteligentes de performance em tempo real e monitoramento de ações de marketing. Entre suas várias vantagens, podemos destacar a qualidade da ligação, a segurança de informações, a flexibilidade, a redução de custos e, como consequência, a otimização do trabalho na recepção.

Com o Doctoralia Phone, as secretárias têm maior controle sobre absolutamente todas as chamadas,  retornando de forma fácil e ágil quando preciso e podendo criar tarefas relacionadas. Além disso, elas podem responder chamadas mesmo quando não estão na recepção, assim como trabalhar em home office normalmente sem a necessidade de nova instalação de equipamentos.

Sugira a aplicação de uma checklist na rotina

Quando fazemos muitas atividades ao mesmo tempo, é comum perdermos o foco e deixarmos algo importante de lado – especialmente trabalhando com o público, quando é preciso estar sempre atento ao que acontece em volta. Uma solução super simples para situações como essa é criar listas com as atividades a serem realizadas no dia, na semana e até no mês.

Existem ferramentas online, como o Trello, que permitem o cadastro de tarefas com diferentes categorizações, o compartilhamento de atividades entre várias pessoas e até a inclusão de arquivos e links para facilitar o dia a dia. É possível dispor as tarefas por nível de prioridade, sinalizar as que estão em desenvolvimento e estipular prazos. 

Com a adoção deste hábito, sua secretária – e qualquer outro membro da equipe – consegue organizar melhor os afazeres, evitar que tarefas importantes sejam esquecidas e, assim, aumentar sua produtividade.

Use um software de gestão médica

Além de reduzir a quantidade de tarefas manuais, como comentamos anteriormente, a tecnologia também tem o poder de facilitar atividades que são fundamentais para o sucesso de clínicas e hospitais, como a gestão dos pacientes. 

Contar com um sistema de agenda online moderno e focado na área da saúde, como o Software Doctoralia Clínicas, eleva a produtividade das secretárias, e até mesmo dos médicos, a um novo patamar. Isso porque ele reúne o calendário de todos os especialistas do centro e informações dos pacientes em uma única plataforma, de forma prática e totalmente segura (de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD). Além disso, ele pode ser integrado a outras ferramentas, como o Doctoralia Phone.

A redução de espaço físico para o armazenamento de arquivos, que são digitalizados, é outro fator que otimiza o trabalho, além de tornar a busca por dados muito mais rápida e simples. 

O software de gestão pode ainda otimizar a comunicação por meio do envio facilitado de campanhas de marketing via e-mail e SMS para bases personalizadas. 

Promova a sincronia com a equipe

Quando a secretária tem uma boa relação com os demais setores da clínica ou hospital, ela se torna capaz de passar as informações adequadas aos pacientes e oferecer a ajuda necessária em situações inesperadas.

Incentive que toda a equipe se mantenha atualizada sobre o processo de consultas e exames, assim como as questões burocrática referentes a documentação e convênios. Assim, imprevistos serão menos frequentes e, quando acontecerem, são resolvidos sem dificuldades.

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*Atualizado em 09/02/2021