3 ferramentas para otimizar as tarefas da recepção da sua clínica

Os funcionários da recepção desempenham uma tarefa vital para o bom funcionamento de uma clínica de saúde. Desde o acolhimento de pacientes até o gerenciamento da papelada, essa é uma posição multitarefa essencial quando se trata de proporcionar uma boa experiência ao paciente.

O objetivo deste artigo é mostrar como algumas tarefas da recepção podem ser reduzidas ou otimizadas graças às ferramentas digitais. Dessa forma, a equipe tem mais tempo para concentrar esforços na oferta de um melhor atendimento ao paciente. Boa leitura!

Quais são as funções da equipe de recepção de uma clínica?

Antes de citar as ferramentas que podem ajudar na otimização da recepção, vamos lembrar quais são as principais tarefas dessa equipe.

As atribuições dos recepcionistas variam de acordo com o tamanho e o tipo de clínica em questão. Mas, de modo geral, pode-se dizer que estas são algumas das funções principais:

• Atendimento presencial ao paciente: os recepcionistas acolhem os pacientes que chegam ao centro, acompanhando-os até a sala de espera, atualizando as informações de chegada e garantindo o bem-estar dessas pessoas durante as consultas; 
• Atendimento telefônico e/ou online: o dia a dia também inclui atender ligações, responder mensagens ou e-mails de pacientes para esclarecer dúvidas e agendar, modificar ou confirmar consultas;
• Gestão de agendas de especialistas: a recepção é responsável por administrar os horários de cada profissional da saúde, marcando, alterando ou cancelando novos atendimentos e garantindo que não haja sobreposição de agendamentos;
• Gerenciamento de registros de pacientes: consiste em atualizar informações dos pacientes nos arquivos, garantindo a confidencialidade dos dados;
• Cobrança de serviços e gestão de caixa: receber o pagamento em todos os métodos aceitos e assegurar que a transição aconteça sem falhas;
• Preparar e apresentar orçamentos aos pacientes, com base nas informações fornecidas pelo especialista;
• Manter a recepção e a sala de espera em ordem.  

3 ferramentas para otimizar as tarefas da recepção da clínica de saúde

Com base na lista acima, podemos concluir, que os recepcionistas têm um grande desafio: oferecer um bom atendimento ao paciente durante a execução de uma ampla variedade de tarefas. Quais dessas atividades podem ser automatizadas ou otimizadas com ferramentas digitais? É isso que veremos a seguir.

Agendamento online para reduzir o fluxo de chamadas telefônicas

A reserva de serviços pela internet, como um quarto de hotel ou uma mesa em um restaurante, já é uma prática muito comum aos brasileiros.

É por isso que o setor saúde não pode ficar para trás — 41,5% dos pacientes, aliás, já preferem marcar uma consulta online, de acordo com uma pesquisa realizada com os usuários da Doctoralia.

A oferta de marcação de consultas online oferece praticidade e autonomia para que os pacientes escolham a hora e a data de sua preferência, quando quiserem e com apenas alguns cliques. 

E também há benefícios para a clínica, já que o agendamento online evita que novas consultas tenham que ser marcadas diretamente na recepção. Isso permite que a equipe tenha mais tempo para atender e cuidar do bem-estar dos pacientes, sem se preocupar com tantas questões burocráticas.

Comunicações automatizadas para gerenciamento de consultas

Quanto tempo a equipe da recepção gasta por dia ligando ou escrevendo para os pacientes para lembrá-los de que têm uma consulta marcada? Ou para avisar que há uma mudança na data ou horário escolhido? 

Atualmente, existem várias soluções que permitem automatizar esse tipo de comunicação – sem perder a humanização no contato. Assim, a produtividade das secretárias aumenta e elas conseguem investir mais tempo em tarefas menos operacionais, como o atendimento presencial ou a organização dos espaços da clínica.

Uma dessas ferramentas é a Agenda Doctoralia Clínicas, que permite automatizar lembretes e confirmações de consulta, configurar notificações de alteração de agendamento e programar uma mensagem automática após o atendimento solicitando uma avaliação do serviço. Tudo isso por  WhatsApp, SMS ou e-mails sem custo adicional!

Administrar ligações de forma inteligente para oferecer um atendimento telefônico de excelência

Para fornecer uma experiência ideal ao paciente, é recomendado que seu centro médico ofereça vários caminhos para a marcação de consultas com os especialistas de forma rápida e satisfatória.

Mesmo com a valorização da agenda online por parte do paciente, como mencionamos anteriormente, você deve estar ciente de que muitas pessoas (54% dos usuários da Doctoralia) ainda preferem entrar em contato por telefone.

Portanto, é imprescindível atender a todas essas ligações para não perder oportunidades.

Pensando nas necessidades de centros médicos quando o assunto é telefonia, lançamos recentemente o Doctoralia Phone, um sistema de gerenciamento de chamadas que utiliza da tecnologia de telefonia VoIP para converter mais ligações em consultas, melhorando tanto o trabalho da sua equipe de recepção quanto a experiência dos pacientes.

Quais problemas nas recepção de clínicas podem ser resolvidos com o Doctoralia Phone?

O sistema de gerenciamento de chamadas Doctoralia Phone resolve os três problemas mais comuns na recepção de um centro médico:

Não ser capaz de atender todas as chamadas recebidas

O dia a dia dos funcionários da recepção impede, em muitas ocasiões, que todas as ligações sejam atendidas.

O que acontece quando a secretária recebe um paciente que chegou na clínica e, ao mesmo tempo, recebe uma chamada? Existe uma pessoa exclusivamente encarregada de atender o telefone o tempo todo? A verdade é que em muitas clínicas esse não é o caso.

É aqui que o Doctoralia Phone se faz especialmente útil: a ferramenta registra todas as chamadas e cria lembretes automáticos para que a equipe da recepção possa retornar as que não foram atendidas o mais rápido possível. 

Não monitorar as ligações

Em muitos centros médicos, não há um controle de quantas vezes um paciente ligou ou qual foi o motivo do contato.

Com o Doctoralia Phone você pode importar do seu software ou agenda os números e informações pessoais dos seus pacientes para saber quem está ligando, além de indicar o motivo da chamada, adicionar notas, ver quais são os horários de pico e saber qual a duração média das chamadas.

Dessa forma, você compreende com mais detalhes o comportamento do paciente e toma melhores decisões de gestão de equipe.

Não medir o desempenho da equipe

Ser capaz de medir a efetividade da equipe de recepção é vital para saber em quais pontos você deve treinar melhor os recepcionistas. No entanto, na maioria das clínicas, não existe uma pessoa que se dedique exclusivamente ao desenvolvimento desses funcionários.

Para resolver esse problema, o Doctoralia Phone oferece aos gestores uma visão estatística completa, em que podem consultar o tempo médio de espera dos pacientes, a percentagem de ligações retornadas em um determinado período ou a taxa de conversão das ligações em agendamento — tudo em um único painel de controle atualizado em tempo real.

Para entender como a ferramenta funciona na prática, você pode pedir uma demonstração personalizada no link abaixo:

Esperamos que esse artigo tenha ajudado a discutir quais melhorias você pode fazer na recepção da sua clínica para otimizar seu desempenho e melhorar a Experiência do paciente - Temp BR. 😉

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