Confirmação de consulta: como reduzir faltas de pacientes de forma automatizada

Confirmação de consulta: como reduzir as faltas dos pacientes de forma automatizada - Doctoralia

Um dos principais desafios enfrentados por clínicas e hospitais é reduzir o absenteísmo, ou seja, o não comparecimento dos pacientes nos compromissos previamente agendados.

Além de impedir que a vaga seja ocupada por outra pessoa, o no-show, como também é chamado, gera prejuízos para a instituição de saúde, impactando na geração de receita.

A boa notícia é que existe uma estratégia que ajuda a superar o problema: a automatização na confirmação de consulta, que pode ser feita por meio de lembretes enviados por WhatsApp, email, SMS ou aplicativo próprio.

Além de relembrar o paciente sobre a data marcada, a prática estimula o cumprimento do compromisso assumido – reduzindo as faltas em até 65%!

Se o objetivo do seu centro médico é ter uma agenda mais organizada e garantir que os pacientes compareçam aos atendimentos, continue a leitura do artigo. Você vai descobrir o que é, quais são as vantagens e como fazer a confirmação de consultas de maneira efetiva. 

O que é confirmação de consulta?

A confirmação de consulta, como o nome sugere, consiste em lembrar os pacientes sobre o horário agendado e verificar se eles comparecerão ou não ao atendimento.

O objetivo é evitar que os médicos fiquem ociosos, deixando de prestar assistência a outras pessoas que aguardam sua vez

É possível usar diversos canais para confirmação de consulta, como telefone, e-mail, SMS e aplicativos de mensagem, a exemplo do WhatsApp.

Essa comunicação também pode ser usada para confirmar outras informações, como data, horário, nome do médico, endereço da instituição de saúde e forma de pagamento.

Quando feita de forma manual, a validação demanda bastante tempo e está suscetível a falhas humanas. Mas, felizmente, já existem ferramentas que permitem automatizar a tarefa, o que otimiza o trabalho da equipe da recepção e ainda garante uma experiência mais positiva aos pacientes.

Por que a confirmação de consulta é importante? Conheça as principais vantagens

Confirmação-consultas

Há muitos motivos pelos quais um paciente pode deixar de comparecer a uma consulta. Um dos principais é o esquecimento: até 65% dos usuários da Doctoralia costumam se esquecer das consultas marcadas

Porém, o no-show pode acontecer também por imprevistos, problemas de deslocamento, desinteresse, dificuldade para remarcar ou tentativa frustrada de contato. Na maioria destes casos, a automação na confirmação da consulta é capaz de evitar a lacuna na agenda.

Por mais que possa parecer uma mudança simples na rotina da clínica ou hospital, a confirmação de consulta automática se reflete nos resultados gerais do negócio, trazendo vantagens como:

Redução de faltas

Mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp, por exemplo, fazem com que o paciente tenha fácil acesso a informações como data, horário, nome do médico e endereço da clínica sempre que quiser, na palma das mãos, reduzindo as chances de esquecimento em até 65%. 

Além disso, a possibilidade de confirmar, cancelar ou remarcar em poucos cliques fortalece a relação de comprometimento com o compromisso acordado. Dessa forma, o nível de interesse em cumprir com o combinado aumenta e, se for o caso, em comunicar o não comparecimento com antecedência.

Otimização do faturamento

Você já fez as contas de quanto está perdendo com as faltas dos pacientes? 

Certamente o alto número de faltas pode comprometer o faturamento da instituição, já que deixa os especialistas ociosos e faz com que desperdicem um valioso tempo que poderia ser aproveitado para atender a outros pacientes.

Cada vaga não ocupada na agenda representa receita perdida. Acesse nossa calculadora de no-show e descubra quanto sua clinica está perdendo com a falta dos pacientes:

calculadora-no-show-doctoralia

Mais produtividade da recepção 

Confirmar consultas manualmente ocupa um tempo da recepção que poderia estar sendo utilizado para atividades que exigem atenção especial, como a atenção à sala de espera.

Quando feita pelo telefone, a confirmação de consultas mantém a linha ocupada desnecessariamente, impedindo que novos pacientes agendem atendimentos por este canal. Além disso, dificulta a realocação dos pacientes.

Uma ferramenta de automação no envio de lembretes e confirmações é capaz de adiantar atendimentos futuros em poucos minutos, já que dispara mensagens automáticas para uma lista de espera.

Outra vantagem de um software médico que otimiza o tempo da secretária é, assim que houver um cancelamento, disponibilizar o horário na agenda online. Dessa forma, outras pessoas poderão ocupar o espaço livre sem a intervenção da recepção, seja pelo site, redes sociais ou perfil na Doctoralia. 

Melhora na experiência do paciente

Ter uma boa experiência com a instituição de saúde é algo cada vez mais valorizado pelos pacientes atuais. Para isso, é preciso que a pessoa seja bem atendida desde a primeira interação até o pós-atendimento.

Aqui, a confirmação de consulta também tem um papel importante. Quando recebe o lembrete, o paciente percebe que a instituição de saúde se preocupa com ele.

É o início de um relacionamento de confiança, que, se for bem desenvolvido, pode resultar em pacientes satisfeitos e fiéis, que retornam para outras consultas e indicam seu serviço para outras pessoas.

Como fazer confirmação de consulta?

Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens de investir em uma estratégia de confirmação de consulta, vamos falar da prática.

Existem diversas formas de confirmar as consultas. Tradicionalmente, ela é feita por telefone, com a equipe de recepção ou secretária ligando para cada um dos pacientes e perguntando se eles estarão presentes no horário marcado.

O problema é que isso toma tempo desses profissionais, que poderiam estar alocados em atividades mais estratégicas.

Receber uma ligação também pode ser considerado como algo invasivo pelo paciente, já que é possível que tenha suas atividades interrompidas pelo telefonema em um momento inoportuno.

Com o avanço da tecnologia na saúde, surgiram novas possibilidades, como o uso de ferramentas específicas para automatiza a confirmação de consultas, usando, inclusive, aplicativos como o WhatsApp.

A importância do envio de mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp

O envio de mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp, aliás, merece atenção especial.

Isso porque o app é extremamente popular no Brasil: está instalado em 99% dos smartphones no país. Dessas pessoas, 93% o utilizam todos os dias. Os dados são da pesquisa Panorama Mobile Time/Opinion Box.

A popularidade e a frequência de uso tornam o WhatsApp um canal excelente para confirmação de consultas. O usuário está no celular o tempo todo, e uma mensagem de confirmação enviada pelo app é menos invasiva que uma ligação, já que pode ser respondida quando for mais conveniente.

Além disso, é provável que seja visualizada mais rapidamente em comparação com um e-mail. Assim, caso a resposta seja negativa, pode ajustar a agenda imediatamente.

Porém, é fundamental que esse tipo de comunicação seja feita de forma organizada e profissional, sem envolver o número pessoal do especialista ou recepcionista, e de preferência de forma que não comprometa as demais atividades da recepção. 

👉 Leia também: Atendimento via WhatsApp: 6 pontos de atenção para clínicas

Conheça o Doctoralia Clínicas

Agenda Doctoralia Clínicas - Confirmação de consulta

O Doctoralia Clínicas é um sistema de agendamento online que permite o envio automatizado de lembretes e confirmações de consulta por e-mail, notificações no aplicativo e WhatsApp – sem custos extras –, entre outras funcionalidades.

A ferramenta digitaliza a jornada dos pacientes, enquanto facilita a gestão das agendas de todos os especialistas, a aquisição de novos pacientes e a interação com a audiência. 

Assim, sua clínica economiza tempo nas tarefas manuais, aumenta a receita e fideliza o público, que pode marcar consultas a qualquer hora do dia e recebe mensagens automáticas de confirmação e lembretes.

👉 Leia também: Como criar um Mapa da Jornada dos seus pacientes

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