Mesmo com a tecnologia cada vez mais inerente, muitas clínicas ainda questionam a necessidade de adotar uma agenda online. Alguns médicos e gestores até temem que essa ferramenta substitua as secretárias.
Esse tipo de discussão é comum quando surgem soluções inovadoras, mas vale lembrar que o acolhimento, a empatia e a criatividade ainda não diferenciais exclusivamente humanos.
Sendo assim, será que um papel tão importante quanto o da recepção pode ser exercido por um bom sistema de agendamento online? Continue a leitura e descubra a resposta.
Você verá:
Papel da secretária X papel da agenda online
Ao pressupor que o trabalho da recepção se torna dispensável quando o paciente ganha autonomia para agendar sozinho, desconsideram-se as inúmeras outras funções exercidas por ela no dia a dia da clínica.
Não apenas a agenda online não tem a intenção de substituir os recepcionistas, como inclusive busca empoderá-los, oferecendo ferramentas que otimizam esforços, organizam a rotina e agregam eficiência.
Com o uso desse sistema, as tarefas administrativas são simplificadas, liberando tempo e foco para outros processos importantes, como o atendimento aos pacientes e a organização da recepção.
Além disso, ter todas as informações sobre os pacientes integradas, personalizadas conforme as necessidades da empresa e de fácil acesso reduz o stress e permite que os colaboradores se dediquem com mais qualidade à experiência dos pacientes que realmente precisam deles.
No mundo atual, onde praticamente tudo pode ser resolvido no celular, é essencial que as clínicas se adaptem às novas tecnologias. Ter uma agenda online moderna já é uma necessidade para se manter competitivo e atender às expectativas do público.
A Doctoralia oferece uma solução completa e focada em clínicas que, longe de substituir a secretária, otimiza seu trabalho e torna a experiência dos pacientes mais simples e satisfatória. Continue a leitura para entender suas principais vantagens.
Quais as vantagens da agenda online da Doctoralia para a sua clínica?
Adotar o agendamento de consultas online moderniza a clínica, enriquece a experiência dos pacientes e aumenta a produtividade das secretárias.
Ao priorizar as melhores soluções do mercado, como a agenda Doctoralia, você potencializa os benefícios dessa ferramenta, que incluem:
Captação de novos clientes
Com uma agenda disponível 24/7, na plataforma de saúde mais popular entre os pacientes brasileiros, sua clínica expande os canais de captação de clientes.
Além do próprio marketplace, a Doctoralia permite que sua clínica tenha um link de agendamento em qualquer canal online: site, redes sociais, Google Perfil da Empresa (novidade!), WhatsApp, etc.
Dessa maneira, você aumenta a praticidade e a autonomia do público ao marcar horários. Dados coletados pela equipe da Doctoralia ainda apontam que:
- 35% de todos os atendimentos agendados pela Doctoralia são fora do horário comercial;
- 35% dos pacientes não conseguem contatar as clínicas por telefone, mesmo durante o horário regular de trabalho.
Percebe as oportunidades aí? 🙂
Otimização e produtividade da recepção
A recepção de uma clínica costuma ser bastante atarefada. Afinal, em meio à gestão das agendas e das tarefas administrativas, também é necessário dar atenção especial aos pacientes que chegam para atendimento.
Quando você diversifica os canais de agendamento, o volume de ligações diminui significativamente, enquanto a experiência do público se torna mais flexível e simplificada.
Dados levantados pela Doctoralia mostram que a marcação de uma consulta por telefone leva de 5 a 7 minutos, enquanto pela internet, o tempo médio é de apenas 2 minutos.
Assim, dezenas de horas são poupadas mensalmente sem comprometer o volume de marcações, reduzindo a carga de trabalho da equipe e permitindo foco na organização da recepção e na qualidade do atendimento.
Organização
A ideia de trocar a secretária por uma agenda online está longe da realidade porque, na verdade, a ferramenta é uma aliada no dia a dia da recepção, melhorando a organização e a qualidade do atendimento.
Um exemplo é a Clinar, referência na área de alergia em Belo Horizonte, que economizou 20 horas de trabalho dedicadas a tarefas administrativas da recepção graças à implementação da Doctoralia,.
Para a sua secretária, Rosilene, os benefícios vão além da redução dos telefonemas, já que o sistema também envia lembretes e confirmações automáticas para as consultas. Sobre a ferramenta, ela diz o seguinte:
“Antes, eu tinha que ficar ligando para todos os pacientes para confirmar, agora não. Mesmo quando a gente marca o retorno ainda na clínica, a pessoa logo recebe uma notificação e a informação já fica no telefone dela. No dia da consulta, ela recebe outro lembrete. Isso foi muito bom.”
Nesse exemplo, a Clinar passou a ter mais procura devido às melhorias no atendimento e à facilidade oferecida pela agenda online. Atualmente, o perfil da clínica na Doctoralia recebe cerca de 2 mil visualizações mensais.
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Melhora a experiência do paciente
O agendamento de consultas pela Doctoralia representa um enorme salto em termos de excelência no atendimento. Afinal, permite que seus especialistas estejam disponíveis para o público 24h por dia, de onde estiverem, sem perder tempo ao telefone.
Como o algoritmo da Doctoralia prioriza sempre a experiência do paciente, perfis com a agenda liberada têm mais destaque no portal. Além disso, as avaliações e informações completas (fotos, descrição, endereços, etc.) facilitam sua escolha, transmitindo segurança e credibilidade.
Além disso, caso a clínica tenha um site, é possível inserir um widget com botão de agendamento, transformando o tráfego em consultas com apenas alguns cliques.
Segundo os dados levantados pelo nosso time, 79% dos pacientes confiam no agendamento online. Sem contar que a classificação para o nosso aplicativo é de 4.9 estrelas.
Portanto, a agenda online é uma forma de:
- Estar presente onde o seu público quer ser atendido;
- Simplificar a sua experiência de agendamento;
- Permitir que as secretárias se dediquem mais ao público presencialmente.
Integração da agenda
A integração vai além do widget para o site e redes sociais, ela unifica as agendas de todos os profissionais em um único controle, trazendo muito mais organização e agilidade na rotina da recepção, além de reduzir falhas comuns.
Um exemplo de sucesso com essa integração é a Kosop, clínica de Infectologia e Endocrinologia de Curitiba. Antes da Doctoralia, cada profissional utilizava uma agenda diferente, o que dificultava a rotina das secretárias e fazia com que os pacientes tivessem uma experiência distinta com cada especialista.
Com o objetivo de oferecer tratamentos multidisciplinares, eles passaram a agregar novas especialidades: Nutrição, Gastroenterologia e Psiquiatria. Logo, tornou-se inviável manter a descentralização das agendas.
A secretária Leila compartilha um pouco da sua experiência:
“As principais vantagens da Doctoralia são a facilidade e a praticidade! Com as agendas de todos os doutores integradas, eu consigo acessar o calendário de cada um e organizar os atendimentos em poucos cliques.”
Outros ganhos incluem lembretes automáticos pelo WhatsApp, autonomia para acessar e editar informações da consulta, e a opção de atendimento presencial ou via telemedicina. Os pacientes ainda podem se comunicar diretamente com o especialista por um chat privado e recebem atualizações e campanhas de marketing personalizadas.
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Dicas para personalizar a agenda online
Algumas personalizações aparentemente simples podem resultar em impactos super positivos para as secretárias e, consequentemente, para toda a clínica. Entre as configurações customizáveis da Doctoralia destacam-se:
- A duração das consultas pode variar de acordo com a necessidade: para pacientes novos e recorrentes, por exemplo, ou mesmo atendimentos mais longos em determinadas especialidades;
- Bloquear ou dedicar períodos específicos no dia, da semana ou do mês para atendimentos particulares ou por planos de saúde é uma estratégia chave para clínicas que buscam atrair pacientes particulares;
- Seus especialistas podem optar por oferecer consultas presenciais e/ou online e escolher quando;
- Bloquear agendamentos em feriados ou férias evita falhas;
- Inclusive, eventuais cancelamentos são feitos com apenas um clique e os reagendamentos são manejados com a função “arrastar e soltar”. Consultas marcadas por telefone podem ser adicionadas manualmente à agenda online.
Todo o controle é feito em uma ferramenta online, que não exige instalação, e pode ser acessada pelo computador ou celular, já que conta com um app gratuito disponível na App Store e Google Play.
Essa liberdade de gestão proporciona um equilíbrio maior para os colaboradores, facilitando a organização e a rotina da equipe.
