A importância da documentação no setor médico é inegável, mas muitas vezes pode ser uma tarefa demorada que nem sempre é executada com a segurança de dados necessária. Descubra como simplificar, agilizar e proteger o processo de documentação.
Documentação no setor médico
Durante muito tempo na história, os registros médicos foram usados principalmente para fins educacionais. Foi somente no século XIX que os pacientes passaram a ter um registro permanente e unificado, graças ao desenvolvimento da documentação médica padronizada.
Isso possibilitou o registro sistemático de informações, diagnósticos e tratamentos para cada paciente de forma individual.
No século XX, presenciamos mais avanços com a adoção do registro eletrônico de saúde (EHR). As inovações tecnológicas facilitaram o cadastro, o armazenamento e a recuperação de dados com mais velocidade e precisão.
Dos registros médicos eletrônicos até consentimentos informados e arquivos de procedimentos, a documentação médica abrange uma ampla gama de informações cruciais que afetam diretamente a qualidade e a segurança do atendimento médico.
Vamos explorar por que a documentação é importante
1. Precisão e consistência
Uma documentação precisa e consistente é essencial para garantir que as informações de saúde de cada paciente estejam completas e atualizadas.
Registros médicos bem organizados e disponíveis online permitem que os profissionais de saúde acessem rapidamente informações relevantes sobre o histórico médico, tratamentos anteriores e alergias, além de ajudar a evitar erros de medicação e prevenir interações medicamentosas perigosas.
Isso é especialmente importante em situações de emergência, quando cada segundo conta e a tomada de decisões rápidas e assertivas pode fazer a diferença entre a vida e a morte.
2. Coordenação do atendimento
A documentação adequada facilita a coordenação do atendimento entre diferentes profissionais de saúde e serviços médicos.
Com registros médicos eletrônicos acessíveis, os médicos podem compartilhar facilmente informações relevantes, como resultados de exames laboratoriais, diagnósticos e planos de tratamento, promovendo um atendimento mais integrado e centrado no paciente.
Essa coordenação se faz excepcionalmente necessária no gerenciamento de doenças crônicas ou condições complexas, já que exigem a colaboração de vários especialistas.
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3. Conformidade regulatória e legal
A documentação médica também desempenha um papel fundamental na conformidade com as normas e padrões legais na área da saúde.
Registros precisos e completos são essenciais para demonstrar a qualidade e a adequação do atendimento prestado, bem como para proteger os profissionais da área de saúde em caso de litígio ou ações judiciais. Também é essencial garantir a conformidade com as normas de privacidade de informações de saúde.
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4. Melhoria da eficiência e da produtividade
O gerenciamento eficiente da documentação médica pode melhorar significativamente a eficiência e a produtividade das clínicas e hospitais.
Os registros eletrônicos simplificam os processos administrativos, reduzem a duplicação de dados e minimizam os erros de documentação, permitindo que os profissionais de saúde dediquem mais tempo ao atendimento direto ao paciente.
Além disso, a automação de tarefas como relatórios e faturamento contribui para uma prática mais econômica e sustentável.
5. Segurança do paciente
Por último, mas não menos importante, a documentação adequada garante a segurança do paciente. Além disso, a documentação relacionada a consentimentos e decisões de tratamento promove uma prática clínica ética e bem informada, onde os pacientes têm um papel ativo em seus cuidados médicos e seus direitos e preferências são respeitados.
Digitalização de registros: agora mais essencial do que nunca
Não há mais necessidade de enfatizar como a tecnologia revolucionou a maneira como trabalhamos globalmente. No entanto, é crucial analisar como o comportamento dos pacientes evoluiu.
Hoje, todos temos qualquer tipo de informação ao alcance da mãos através do celular e frequentemente preferimos uma comunicação instantânea em vez de esperar em uma chamada telefônica.
E esses novos hábitos não são exclusivos nas gerações mais jovens. Muitos idosos já adotaram as últimas tecnologias e esperam que seus prestadores de serviços se adaptem na mesma velocidade - incluindo os serviços médicos.
Prova disso é que 9% dos pacientes que agendam consultas pela Doctoralia têm entre 55 e 65 anos, enquanto 6,1% passam dos 65 – confira outros dados do Perfil do Paciente Digital.
Portanto, a documentação se torna um pilar fundamental para manter a relevância de seu centro médico. É fundamental abordar esse processo com seriedade e planejamento, com o objetivo de contribuir para a agilidade no atendimento aos pacientes.
De acordo com um estudo da Pew Research sobre o uso da internet em diferentes países, quase 100% dos jovens adultos usam a Internet em todo o mundo. Para os mais velhos, as taxas de uso da Internet variam de 57% a quase 90% em vários países.
Como ser mais eficiente com a documentação
Como mencionado anteriormente, uma das vantagens da documentação é a economia de tempo para a equipe administrativa, os profissionais de saúde e os pacientes.
Ter todas as informações à mão e em formato digital torna o processo de consulta e acompanhamento mais eficiente. No entanto, o ato de documentar leva tempo e, se não houver uma ferramenta ideal para isso, é possível que todo o processo atrase a rotina ao invés de otimizá-la.
Então, como você pode tornar a documentação rápida e eficiente?
Existem alternativas tecnológicas, como o Google Drive, que nos permitem criar documentos e organizá-los em pastas, mas não atendem às necessidades específicas da área da saúde.
Uma parte importante do processo de documentação é poder garantir que as informações estarão seguras, já que a proteção de dados sensíveis não deve correr nenhum tipo de risco.
Outro ponto relevante é integração de toda a documentação ao histórico médico de cada paciente, para que o gerenciamento seja mais ordenado e eficiente. Até é possível usar um servidor em nuvem tradicional para organizar manualmente dezenas ou centenas de pastas, mas encontrá-las não seria um processo simples.
Além disso, o gerenciamento de permissões de edição não é tão simples, o que pode gerar uma ameaça à integridade dos documentos.
Portanto, hoje gostaríamos de apresentar a você uma das soluções da Doctoralia para Clínicas: Gestão de Documentos.
Gestão de Documentos da Doctoralia
Ao identificar essa necessidade no setor médico, especialmente em centros com várias especialidades e muitos pacientes, nossa equipe desenvolveu uma funcionalidade que atende 3 áreas cruciais para um bom registro de informações por paciente: velocidade, segurança e versatilidade.
No que ela consiste?
A função de criar um modelo de documento pré-definido foi implantada para otimizar processos, permitindo que clínicas e hospitais padronizem a documentação enviada aos pacientes – o que inclui comprovantes de consulta, consentimentos para procedimentos específicos, protocolos de preparação para certos atendimentos e relatórios.
Usando esses modelos, a equipe administrativa pode criar documentos de forma fácil e padronizada, que são salvos automaticamente no prontuário do paciente e podem ser compartilhados com segurança por meio da ferramenta de mensagens da Doctoralia.
1. Criação e edição de modelos
Os modelos oferecem mais do que apenas texto; eles apresentam campos inteligentes e opções de personalização que permitem o preenchimento automático de dados com base no paciente associado.
Isso não apenas economiza tempo, mas também evita a duplicação de esforços ao digitar as informações necessárias.
Veja o exemplo a seguir, cujo nome e número de identificação do paciente são incluídos em um campo de personalização:
2. Criação de novos documentos do paciente a partir de um modelo
Depois de criar seu(s) modelo(s), basta acessar o perfil de seus pacientes registrados e adicionar um documento personalizado. Esse documento será atualizado automaticamente com as informações necessárias do perfil do paciente e, se alguma informação estiver faltando, você receberá uma notificação para corrigi-la.
Além disso, se você tiver incluído um campo relacionado à consulta, poderá vinculá-lo diretamente a uma consulta específica com esse paciente.
Depois de adicionar o arquivo a esse paciente, é possível compartilhá-lo, fazer download ou excluí-lo. Veja como é o processo neste vídeo. 👇
3. Envio de documentos por mensagem privada
Depois de criar um documento no perfil do paciente, basta clicar no ícone d "compartilhar". Isso abrirá uma janela com um chat direto e uma mensagem será enviada automaticamente junto com o arquivo que você selecionou.
Além dos documentos, você também pode mandar resultados de exames, prescrições eletrônicas e muito mais. Todas as conversas são mantidas seguras e privadas, sendo criptografadas e armazenadas nos registros dos pacientes.
Segurança dos dados médicos
Como mencionado acima, a segurança é de extrema importância na proteção das informações dos pacientes. É por isso que o sistema da Doctoralia está em conformidade com todos os regulamentos de proteção de dados (LGPD e GDPR) e foi projetado especificamente para o manuseio de informações médicas.
👉 Descubra como os dados seus e de seus pacientes são tratados na Doctoralia.
Outro ponto relevante é que nem todos usuários com acesso à agenda têm a capacidade de editar ou criar documentos para os pacientes. É possível restringir o acesso a essa função, permitindo que você tenha mais controle sobre os dados armazenados no diário.
Como iniciar o processo de inovação administrativa em seu centro médico?
Nossa equipe de especialistas está pronta para fornecer um diagnóstico gratuito e personalizado, adaptado às suas necessidades específicas.
Depois de compreender a sua realidade, teremos prazer em agendar uma demonstração da nossa ferramenta e garantir que você veja em primeira mão como ela pode revolucionar o gerenciamento do seu centro médico.
Tudo o que você precisa fazer é solicitar um contato preenchendo o formulário abaixo. 👇
