Instituto Self: como a automação torna a jornada do paciente mais acolhedora
Localizado em Botucatu (SP), o Instituto Self é composto por 9 psicólogos comprometidos com o desenvolvimento humano e o fortalecimento de habilidades para a vida.
Desafio
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Tornar o negócio mais sustentável e próspero;
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Fazer com que o paciente se sinta acolhido desde o primeiro contato;
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Otimizar o tempo dos psicólogos, já que não contam com um profissional na recepção.
Objetivo
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Ampliar a visibilidade da clínica;
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Aumentar o fluxo de atendimentos particulares para todo o corpo clínico;
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Digitalizar a jornada do paciente e facilitar o agendamento.
Solução
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Fortalecer o posicionamento nos buscadores e a reputação online;
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Adotar um sistema de agendamento que fosse simples tanto para o paciente como para o profissional de saúde;
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Automatização de tarefas operacionais
O Instituto Self fica em Botucatu, interior de São Paulo, e é composto por uma equipe de 9 psicólogos e coaches comprometidos com o desenvolvimento humano e o fortalecimento de habilidades para a vida, tais como o autoconhecimento, a criação de relacionamentos saudáveis e a inteligência emocional.
Sem a ajuda de um recepcionista, os próprios profissionais da saúde contam com a Agenda Doctoralia Clínicas para fazer com que o paciente se sinta amparado durante toda a jornada, desde o momento que cogita buscar ajuda até no acompanhamento do tratamento. Tudo isso sem comprometer a produtividade.
Quer saber como? Conheça a seguir esta história que começou há pouco, mas já é de sucesso.
Capítulo 1: Como foi o início dessa história?
É impossível contar a história de sucesso do Instituto Self, sem antes conhecermos a trajetória da Bárbara Dias Miras, a proprietária e responsável técnica.
Psicóloga aberta à inovação e por dentro das tendências da saúde, ela já tinha um perfil individual básico no marketplace da Doctoralia antes mesmo de termos um escritório no Brasil! – lá em 2016.
De olho no que seria a maior plataforma de saúde do mundo, a Bárbara já se dedicava a construir sua presença digital e não demorou até que adquirisse o Perfil Premium com o objetivo de se tornar mais acessível aos pacientes e disponibilizar o agendamento online, diferencial já em ascensão na época.
Desde então, ela diz que “não consegue mais sair” da plataforma, uma vez que tem conquistado resultados cada vez mais satisfatórios.
Com a criação do Instituto Self, todos os profissionais que se juntaram à equipe concluíram – juntos – que seria interessante contar com o apoio da Agenda Doctoralia Clínicas a fim de investir no desenvolvimento da clínica.
No final de junho de 2021 iniciou-se então mais uma história de sucesso! Hoje, quase todos os especialistas aderiram ao sistema:
Capítulo 2: Organização da agenda
O Instituto Self conta com um software de gestão que atende a algumas necessidades operacionais, mas não tem o foco na experiência do paciente – que é o grande diferencial da Agenda Doctoralia Clínicas.
Nesse sentido, ambos os sistemas se complementam e a Bárbara já não se vê mais sem nenhum deles!
A automação no envio de lembretes e confirmações da agenda é uma tarefa chave para a produtividade no dia a dia, especialmente pelo fato de ainda não contarem com um recepcionista para realizar esse tipo de atividade.
Segundo a Bárbara, os clientes também acham “chique” receber as mensagens pelo WhatsApp e valorizam essa comunicação facilitada.
Ela conta ainda que a Doctoralia oferece a estrutura para que o negócio intensifique o seu potencial:
Outra funcionalidade do sistema de agendamento que otimiza a rotina dos especialistas são os fluxos dos atendimentos recorrentes, ou seja, a possibilidade de selecionar a periodicidade desejada das consultas direto na agenda.
E, apesar de não ter mais horários disponíveis para novos pacientes em sua própria agenda, a proprietária da clínica pretende continuar fortalecendo a visibilidade online do negócio a fim de aumentar o fluxo de atendimentos particulares para os demais profissionais da equipe.
Capítulo 3: Presença online + Telemedicina
Não é de hoje que as empresas de todos os setores, inclusive da saúde, perceberam a importância de ter uma presença digital bem consolidada. O Instituto Self é um exemplo disso.
A Bárbara conta que a Self foi uma das primeiras clínicas de psicoterapia na região a ranquearem (conquistarem um bom posicionamento) no Google. O destaque foi possível graças ao perfil na Doctoralia e às páginas no Google Meu Negócio.
Como a psicóloga já vinha trabalhando na relevância do seu perfil individual e reputação profissional há anos, isso impulsionou o perfil da clínica e – consequentemente – dos outros especialistas vinculados.
E além da busca por informações e do agendamento pela internet, a consulta online já corresponde a aproximadamente 50% da agenda da clínica.
Ela relata que a pandemia provocou um aumento na procura por telemedicina e, mesmo em um contexto de flexibilidade nas medidas de prevenção, vários pacientes que haviam iniciado o tratamento à distância preferem não retornar mais ao presencial.
Isso porque a modalidade online oferece liberdade geográfica, evitando que os pacientes percam tempo desnecessário com deslocamento e permitindo que os profissionais tenham clientes de todas as regiões do país.
Capítulo 4: Plano de saúde X Particular
A psicóloga acredita que os convênios de saúde podem ser muito estratégicos quando utilizados como vitrine, abrindo portas para que o paciente futuramente seja convertido em particular ou até indique outras pessoas que não optam pelo plano.
Ela conta que, dessa maneira, busca tornar a empresa mais sustentável financeiramente e acelerar o seu crescimento, o que já vem acontecendo.
E ela compartilha uma dica valiosa: priorizar os atendimentos particulares nos horários de pico e limitar as consultas por convênio nas janelas com menos demanda.
Esta é, inclusive, uma funcionalidade recentemente implantada no sistema da Doctoralia e que busca oferecer um controle maior sobre a agenda em relação aos métodos de pagamento.
Capítulo 5: Cuidando da jornada do paciente
A psicoterapia, que hoje é o principal serviço prestado no Instituto Self, já começa quando o paciente toma a decisão de buscar ajuda profissional, seja ligando, mandando uma mensagem ou entrando no perfil da Doctoralia para consultar a disponibilidade da agenda.
Nesse contexto, a Bárbara conta que o cuidado na jornada do paciente é crucial: “é muito importante que o processo desde o primeiro contato seja minimamente acolhedor, ainda que virtual, para que ele sinta que vai receber a ajuda que está buscando conosco".
