Instituto Self: como a automação torna a jornada do paciente mais acolhedora

O Instituto Self fica em Botucatu, interior de São Paulo, e é composto por uma equipe de 9 psicólogos e coaches comprometidos com o desenvolvimento humano e o fortalecimento de habilidades para a vida, tais como o autoconhecimento, a criação de relacionamentos saudáveis e a inteligência emocional.

Sem a ajuda de um recepcionista, os próprios profissionais da saúde contam com a Agenda Doctoralia Clínicas para fazer com que o paciente se sinta amparado durante toda a jornada, desde o momento que cogita buscar ajuda até no acompanhamento do tratamento. Tudo isso sem comprometer a produtividade. 

Quer saber como? Conheça a seguir esta história que começou há pouco, mas já é de sucesso.

De olho no que seria a maior plataforma de saúde do mundo, a Bárbara já se dedicava a construir sua presença digital e não demorou até que adquirisse o Perfil Premium com o objetivo de se tornar mais acessível aos pacientes e disponibilizar o agendamento online, diferencial já em ascensão na época. 

Desde então, ela diz que “não consegue mais sair” da plataforma, uma vez que tem conquistado resultados cada vez mais satisfatórios. 

Organização da agenda

O Instituto Self conta com um software de gestão que atende a algumas necessidades operacionais, mas não tem o foco na experiência do paciente – que é o grande diferencial da Agenda Doctoralia Clínicas. 

Nesse sentido, ambos os sistemas se complementam e a Bárbara já não se vê mais sem nenhum deles! 

A automação no envio de lembretes e confirmações da agenda é uma tarefa chave para a produtividade no dia a dia, especialmente pelo fato de ainda não contarem com um recepcionista para realizar esse tipo de atividade. 

Segundo a Bárbara, os clientes também acham “chique” receber as mensagens pelo WhatsApp e valorizam essa comunicação facilitada.

Ela conta ainda que a Doctoralia oferece a estrutura para que o negócio intensifique o seu potencial:

A Thais Chiodi Carone e a Patrícia Cortes, psicólogas que atuam no instituto, reforçam a ideia:

Outra funcionalidade do sistema de agendamento que otimiza a rotina dos especialistas são os fluxos dos atendimentos recorrentes, ou seja, a possibilidade de selecionar a periodicidade desejada das consultas direto na agenda.

E, apesar de não ter mais horários disponíveis para novos pacientes em sua própria agenda, a proprietária da clínica pretende continuar fortalecendo a visibilidade online do negócio a fim de aumentar o fluxo de atendimentos particulares para os demais profissionais da equipe.

Presença online + Telemedicina

Não é de hoje que as empresas de todos os setores, inclusive da saúde, perceberam a importância de ter uma presença digital bem consolidada. O Instituto Self é um exemplo disso.

A Bárbara conta que a Self foi uma das primeiras clínicas de psicoterapia na região a ranquearem (conquistarem um bom posicionamento) no Google. O destaque foi possível graças ao perfil na Doctoralia e às páginas no Google Meu Negócio.

Como a psicóloga já vinha trabalhando na relevância do seu perfil individual e reputação profissional há anos, isso impulsionou o perfil da clínica e – consequentemente – dos outros especialistas vinculados. 

E além da busca por informações e do agendamento pela internet, a consulta online já corresponde a aproximadamente 50% da agenda da clínica. 

Ela relata que a pandemia provocou um aumento na procura por telemedicina e, mesmo em um contexto de flexibilidade nas medidas de prevenção, vários pacientes que haviam iniciado o tratamento à distância preferem não retornar mais ao presencial. 

Isso porque a modalidade online oferece liberdade geográfica, evitando que os pacientes percam tempo desnecessário com deslocamento e permitindo que os profissionais tenham clientes de todas as regiões do país.

Plano de saúde X particular

A psicóloga acredita que os convênios de saúde podem ser muito estratégicos quando utilizados como vitrine, abrindo portas para que o paciente futuramente seja convertido em particular ou até indique outras pessoas que não optam pelo plano.

Ela conta que, dessa maneira, busca tornar a empresa mais sustentável financeiramente e acelerar o seu crescimento, o que já vem acontecendo.

Cuidando da jornada do paciente

A psicoterapia, que hoje é o principal serviço prestado no Instituto Self, já começa quando o paciente toma a decisão de buscar ajuda profissional, seja ligando, mandando uma mensagem ou entrando no perfil da Doctoralia para consultar a disponibilidade da agenda. 

Nesse contexto, a Bárbara conta que o cuidado na jornada do paciente é crucial: “é muito importante que o processo desde o primeiro contato seja minimamente acolhedor, ainda que virtual, para que ele sinta que vai receber a ajuda que está buscando conosco.”