História de Sucesso
Instituto Self: como a automação torna a jornada do paciente mais acolhedora 

Instituto Self + Doctoralia Clínicas

 

Resultados:

3X

Mais visibilidade para o perfil da clínica.

131h

Economizadas graças à automação de tarefas.

45%

Dos agendamentos online feitos fora do horário comercial.

O Instituto Self fica em Botucatu, interior de São Paulo, e é composto por uma equipe de 9 psicólogos e coaches comprometidos com o desenvolvimento humano e o fortalecimento de habilidades para a vida, tais como o autoconhecimento, a criação de relacionamentos saudáveis e a inteligência emocional.

Sem a ajuda de um recepcionista, os próprios profissionais da saúde contam com a Agenda Doctoralia Clínicas para fazer com que o paciente se sinta amparado durante toda a jornada, desde o momento que cogita buscar ajuda até no acompanhamento do tratamento. Tudo isso sem comprometer a produtividade. 

Quer saber como? Conheça a seguir esta história que começou há pouco, mas já é de sucesso.

Capítulos:

CAPÍTULO 1

Como foi o início desta história? 

É impossível contar a história de sucesso do Instituto Self, sem antes conhecermos a trajetória da Bárbara Dias Miras, a proprietária e responsável técnica.

Psicóloga aberta à inovação e por dentro das tendências da saúde, ela já tinha um perfil individual básico no marketplace da Doctoralia antes mesmo de termos um escritório no Brasil! – lá em 2016. 

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De olho no que seria a maior plataforma de saúde do mundo, a Bárbara já se dedicava a construir sua presença digital e não demorou até que adquirisse o Perfil Premium com o objetivo de se tornar mais acessível aos pacientes e disponibilizar o agendamento online, diferencial já em ascensão na época. 

Desde então, ela diz que “não consegue mais sair” da plataforma, uma vez que tem conquistado resultados cada vez mais satisfatórios

Com a criação do Instituto Self, todos os profissionais que se juntaram à equipe concluíram –  juntos – que seria interessante contar com o apoio da Agenda Doctoralia Clínicas a fim de investir no desenvolvimento da clínica.

No final de junho de 2021 iniciou-se então mais uma história de sucesso! Hoje, quase todos os especialistas aderiram ao sistema: 

Instituto Self - Equipe
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Desafio

  • Tornar o negócio mais sustentável e próspero
  • Fazer com que o paciente se sinta acolhido desde o primeiro contato
  • Otimizar o tempo dos psicólogos, já que não contam com um profissional na recepção
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Objetivo

  • Ampliar a visibilidade da clínica
  • Aumentar o fluxo de atendimentos particulares para todo o corpo clínico
  • Digitalizar a jornada do paciente e facilitar o agendamento
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Solução

  • Fortalecer o posicionamento nos buscadores e a reputação online
  • Adotar um sistema de agendamento que fosse simples tanto para o paciente como para o profissional de saúde
  • Automatização de tarefas operacionais

CAPÍTULO 2

Organização da agenda

O Instituto Self conta com um software de gestão que atende a algumas necessidades operacionais, mas não tem o foco na experiência do paciente – que é o grande diferencial da Agenda Doctoralia Clínicas. 

Nesse sentido, ambos os sistemas se complementam e a Bárbara já não se vê mais sem nenhum deles! 

A automação no envio de lembretes e confirmações da agenda é uma tarefa chave para a produtividade no dia a dia, especialmente pelo fato de ainda não contarem com um recepcionista para realizar esse tipo de atividade. 

Segundo a Bárbara, os clientes também acham “chique” receber as mensagens pelo WhatsApp e valorizam essa comunicação facilitada.

Ela conta ainda que a Doctoralia oferece a estrutura para que o negócio intensifique o seu potencial:

“Quanto mais a gente conseguir direcionar nossa atuação para os meios digitais e estruturar a gestão, melhor serão os nossos resultados financeiros e de retenção - que tem muito a ver com a adesão ao tratamento.”

A Thais Chiodi Carone e a Patrícia Cortes, psicólogas que atuam no instituto, reforçam a ideia:

Veja o que elas dizem sobre o tema:

Outra funcionalidade do sistema de agendamento que otimiza a rotina dos especialistas são os fluxos dos atendimentos recorrentes, ou seja, a possibilidade de selecionar a periodicidade desejada das consultas direto na agenda.

E, apesar de não ter mais horários disponíveis para novos pacientes em sua própria agenda, a proprietária da clínica pretende continuar fortalecendo a visibilidade online do negócio a fim de aumentar o fluxo de atendimentos particulares para os demais profissionais da equipe.

CAPÍTULO 3

Presença online + Telemedicina

Não é de hoje que as empresas de todos os setores, inclusive da saúde, perceberam a importância de ter uma presença digital bem consolidada. O Instituto Self é um exemplo disso.

A Bárbara conta que a Self foi uma das primeiras clínicas de psicoterapia na região a ranquearem (conquistarem um bom posicionamento) no Google. O destaque foi possível graças ao perfil na Doctoralia e às páginas no Google Meu Negócio.

“Além do boca a boca, a presença digital é fundamental. Quando um paciente indica um profissional para um amigo, ele imediatamente recorre ao Google para saber mais informações, conhecer o seu trabalho, descobrir mais informações. Como a Doctoralia permite fazer o link com as redes sociais, colocar vídeos e exibir outras avaliações, essa busca é facilitada, tornando a captação de clientes mais eficiente. ”

Como a psicóloga já vinha trabalhando na relevância do seu perfil individual e reputação profissional há anos, isso impulsionou o perfil da clínica e – consequentemente – dos outros especialistas vinculados. 

“Muitas vezes um paciente entra em contato comigo, uma vez que meu nome já é forte na região, e eu encaminho para o profissional da equipe com agenda mais próxima.”

E além da busca por informações e do agendamento pela internet, a consulta online já corresponde a aproximadamente 50% da agenda da clínica

Ela relata que a pandemia provocou um aumento na procura por telemedicina e, mesmo em um contexto de flexibilidade nas medidas de prevenção, vários pacientes que haviam iniciado o tratamento à distância preferem não retornar mais ao presencial. 

Isso porque a modalidade online oferece liberdade geográfica, evitando que os pacientes percam tempo desnecessário com deslocamento e permitindo que os profissionais tenham clientes de todas as regiões do país.

CAPÍTULO 4

Plano de saúde X particular

A psicóloga acredita que os convênios de saúde podem ser muito estratégicos quando utilizados como vitrine, abrindo portas para que o paciente futuramente seja convertido em particular ou até indique outras pessoas que não optam pelo plano.

Ela conta que, dessa maneira, busca tornar a empresa mais sustentável financeiramente e acelerar o seu crescimento, o que já vem acontecendo.

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E ela compartilha uma dica valiosa: priorizar os atendimentos particulares nos horários de pico e limitar as consultas por convênio nas janelas com menos demanda. 

Esta é, inclusive, uma funcionalidade recentemente implantada no sistema da Doctoralia e que busca oferecer um controle maior sobre a agenda em relação aos métodos de pagamento.

CAPÍTULO 5

Cuidando da jornada do paciente

A psicoterapia, que hoje é o principal serviço prestado no Instituto Self, já começa quando o paciente toma a decisão de buscar ajuda profissional, seja ligando, mandando uma mensagem ou entrando no perfil da Doctoralia para consultar a disponibilidade da agenda. 

Nesse contexto, a Bárbara conta que o cuidado na jornada do paciente é crucial: “é muito importante que o processo desde o primeiro contato seja minimamente acolhedor, ainda que virtual, para que ele sinta que vai receber a ajuda que está buscando conosco.” 

Por ser focado na experiência do paciente, o sistema de agendamento Doctoralia Clínicas contribui para que o Instituto Self:

  • Esteja a poucos cliques de distância de quem precisa de apoio em busca do desenvolvimento pessoal
  • Tenha agenda acessível 24h por dia, mesmo em feriados e finais de semana
  • Permita que o paciente reagende ou cancele a consulta de forma prática, reduzindo as faltas
  • Envie pesquisas de satisfação para coletar opiniões sobre o serviço.
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