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13.202
agendamentos somente em 2023
+41%
agendamentos de 2022 para 2023
+32.600
lembretes automáticos enviados
+540h
economizadas graças à automação de tarefas
141
consultas cobertas em 2024
História de Sucesso
Port Vitta & Kids: Como a clínica se tornou uma das maiores do Brasil em menos de 2 anos
Inaugurada em 2021, a Port Vitta & Kids cresceu muito (física e digitalmente) ao longo desses anos. Descubra os segredos da clínica!
Ferramentas
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Desafio
Impulsionar a clínica recém inaugurada
Sendo uma clínica recém inaugurada e no competitivo mercado de São Paulo, o maior objetivo dos sócios da Port Vitta era aumentar a visibilidade do estabelecimento. Além disso, precisavam otimizar o trabalho da recepção e poupar tempo, concentrando toda a organização da clínica em um lugar só.
Solução
Ferramentas pensadas para o dia-a-dia de clínicas
-
Agenda online disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana;
-
Sistema intuitivo e fácil de usar;
- Painel financeiro completo, que possibilita uma visão ampla da operação;
- Aplicativo que possibilita o especialista visualizar os agendamentos de vários locais.
Inaugurada em 2021, a clínica Port Vitta & Kids se tornou uma das maiores do país em pouco tempo. Idealizada pelo médico pediatra Ewerton Vicente Hemerly e pelo Psicanalista Márcio Hirata, o estabelecimento apresentou um crescimento exponencial.
Além da dedicação e expertise dos profissionais envolvidos, o crescimento da Port Vitta & Kids está intimamente ligado à tecnologia de ponta oferecida pela Doctoralia. Segundo o Márcio, “todo especialista que entra aqui, a gente já avisa: tem que ter Doctoralia”.
Capítulo 1: O início em meio a pandemia
A Port Vitta & Kids foi inaugurada em maio de 2021, aproximadamente um ano após o início da pandemia que assolou o mundo. Segundo o Márcio nos contou “a clínica começou pequena, era somente um consultório pediátrico com espaço para vacinação”.
Mas, com o passar dos meses, novos especialistas chegaram e a necessidade de incrementar o negócio começou a surgir.
“
Já trabalhamos com outro software, mas tivemos muita dor de cabeça. E hoje só usamos a Doctoralia, fazemos tudo por lá: financeiro, RH, agendamentos, etc..”
“
Márcio Hirata
Sócio-fundador e Administrador da Port Vitta & Kids
Que também diz que o crescimento exponencial da Port Vitta começou em dezembro de 2021, justamente quando a Doctoralia entrou na equação.
O Márcio dedica todo o seu tempo à clínica: de recursos humanos a folha de pagamento, passando por financeiro e secretaria. Já o Dr. Ewerton foca todos os seus esforços nos atendimentos, que muitas vezes passam dos 20 por dia.
Todos os colaboradores da clínica trabalham sob a mesma diretriz: atendimento humanizado. O paciente é o centro da operação, e a prova disso é o altíssimo número de retornos: 73% dos pacientes são regulares.
Além da dupla de sócios, a Port Vitta & Kids conta com 26 especialistas em seu quadro de colaboradores. Juntos, esses profissionais abrangem mais de 40 especialidades.
Capítulo 2: A necessidade de uma nova rotina
Com o passar dos meses, foi ficando inviável manter o sistema e a rotina inicialmente adotados pela clínica. O que fez Márcio olhar para o mercado e buscar novas alternativas. Ele contou:
“
Usávamos outro sistema, mas percebemos a necessidade de mudar. O que fez a gente buscar a Doctoralia foi o combo que vocês oferecem: agendamento, financeiro, visibilidade, etc.. Precisávamos centralizar tudo em um único lugar. Além disso, os próprios médicos já identificavam essa necessidade e pediam para contratarmos.”
“
Márcio Hirata
Sócio-fundador e Administrador da Port Vitta & Kids
A Giselle, secretária da Port Vitta & Kids desde a inauguração, contou que, quando chega na clínica, a primeira coisa que faz é abrir a Doctoralia: “Temos muita demanda, tem médico aqui com agenda só para daqui 2 meses, por isso a Doctoralia é tão importante pra nós”.
Outro ponto que foi uma virada de chave no dia-a-dia da clínica foi a possibilidade de usar a Doctoralia de qualquer lugar e dispositivo. Márcio lembra: “muitas vezes estamos em casa usando o app”.
O Dr. Ewerton começa seus atendimentos às 9:00, no entanto, já às 6:30 ele abre o aplicativo e começa a responder aos pais e responsáveis que enviam mensagem. Essa praticidade possibilita que nenhum paciente fique sem resposta.
Capítulo 3: Autoridade e visibilidade para a clínica
Quando perguntamos para o Márcio sobre os benefícios da Doctoralia, ele foi enfático na resposta:
“
A Doctoralia é visível no Google! Quando alguém procura por um profissional da saúde no Google, a primeira coisa que aparece é a Doctoralia”
“
Márcio Hirata
Sócio-fundador e Administrador da Port Vitta & Kids
Além disso, tem a questão da autoridade. O Márcio brincou dizendo “quando um paciente se consulta com a gente e, logo depois do atendimento, recebe uma mensagem pelo chat privado pedindo uma avaliação, a primeira coisa que ele pensa é ‘essa clínica é top’, gera autoridade”.
Atualmente, a Port Vitta & Kids recebe uma média de 4.000 mensagens diárias via WhatsApp. Esse número mostra como o crescimento da clínica tem acontecido!
Já a Giselle fala sobre a facilidade da Doctoralia: “na questão de agendamento, o outro sistema era difícil, precisava de muitas coisas para concretizar um agendamento. Na Doctoralia são apenas algumas informações básicas, isso é muito prático”.
Como o maior desafio da Port Vitta & Kids era justamente a questão dos agendamentos, a Doctoralia caiu como uma luva. Porque, além da facilidade, tem o agendamento online, onde o paciente pode agendar a qualquer momento do dia, sem a necessidade de um funcionário da clínica atendê-lo.
Capítulo 4: Recepção simplificada
Como a Giselle está na Port Vitta desde a inauguração, ela compreende perfeitamente como a Doctoralia simplificou o trabalho dela. Com um sorriso no rosto, ela conta: “o sistema otimizou muito o meu tempo. É muito simples, muito rápido e fácil de usar. Fácil de responder os pacientes, porque têm muitos que mandam mensagem pelo chat, então é bem direto para responder. Consigo fazer tudo isso muito rápido”.
E, novamente, ela relembrou a questão dos agendamentos: “antes precisava de muitas informações para concluir um agendamento, agora só precisamos de dados simples, aí conseguimos seguir para o próximo agendamento. Como na clínica tem muitos médicos, essa facilidade ajuda muito. Consigo fazer 10-15 agendamentos em questão de minutos”.
Outro ponto que encanta a colaboradora da clínica é a agenda. Segundo ela, poder ver a agenda na visão diária e semanal é fundamental para a execução do seu trabalho.
Quando perguntada sobre o maior benefício que a Doctoralia trouxe para a rotina, a resposta foi rápida: “a melhor coisa é a questão de ser muito simples visualizar o sistema, é um simples bom, porque é completo e fácil de entender. Em resumo: é prático”.
Capítulo 5: Os números não mentem
Ao longo dessa história, falamos diversas vezes sobre o crescimento da Port Vitta nesses últimos anos, mas agora está na hora de mostrar alguns números que refletem esse crescimento.
A clínica contratou o Doctoralia em dezembro de 2021 e, já no ano seguinte, durante o primeiro ano de uso do sistema, ultrapassou a incrível marca de 9.000 agendamentos.
Em 2023 esse número foi de 13.202 agendamentos, que representa um aumento de 41% em relação ao ano anterior.
Também em 2023 foram enviados mais de 32 mil lembretes de consulta, o que poupou aproximadamente 540 horas da recepção. Segundo uma recepcionista nos contou, esse tempo foi utilizado para “otimizar diversas coisas: responder o WhatsApp com calma, atender uma ligação com calma, esse tempo livre nos ajudou muito”.
Inclusive, esses lembretes foram responsáveis por outro número surpreendente: apenas 7% de no-show. “A confirmação de consultas é fundamental para esse número tão baixo, além da noção das pessoas que os médicos aqui têm uma agenda bem concorrida”, explicam.
E neste ano de 2024 a Port Vitta & Kids tem outro número sensacional: 141 consultas cobertas nos 5 primeiros meses. Isso significa que 141 espaços que ficariam "vazios" foram ocupados por outros pacientes.
Já o Márcio ressaltou as marcações fora do horário comercial: “é um super diferencial, é um horário que eu não poderia responder, porque são 22:00, então ter essa ferramenta é essencial para não perdemos pacientes”.
Para finalizar, o Márcio disse algo que nos deixou muito feliz: “a gente cresceu e a Doctoralia foi grande parte desse progresso”.
