O modo como o seu consultório lida com a confirmação de consulta pode fazer toda a diferença para a organização dos seus processos e na própria experiência do paciente. 💡
As complexidades relacionadas à gestão da agenda dos profissionais de saúde são frequentes e abrangem desde desafios organizacionais até sobrecarga nas consultas, imprevistos, ajustes de última hora, entre outros.
Esses elementos resultam em atrasos e insatisfações entre os pacientes, contribuindo para um desalinhamento na relação com a capacidade diária dos médicos.
Como, então, a confirmação de consulta atua na mitigação desses fatores e na melhoria da qualidade dos atendimentos? A seguir, você vai entender sua importância e encontrar as melhores dicas para otimizá-la na sua clínica.
Acompanhe!
O que é a confirmação de consultas, na prática?
A confirmação de consulta se refere à comunicação enviada ao paciente sobre o horário do seu atendimento, para que ele indique se comparecerá ou não.
Além de ser um lembrete eficaz para evitar esquecimentos, esse contato também pode servir para verificar outras informações gerais, como:
- Nome do médico que irá prestar o serviço;
- Forma de pagamento;
- Dados de convênio;
- Endereço da clínica.
O principal objetivo do lembrete de consulta é minimizar faltas, garantindo que os horários reservados para os médicos sejam efetivamente utilizados.
Da mesma forma, se houver uma recusa ou remarcação de horário, os profissionais da recepção podem agir proativamente, ajustando a inclusão de novos pacientes ou antecipando outros.
Essa prática aprimora a organização da agenda, proporcionando uma experiência positiva para todos os envolvidos. Além disso, oferece mais conveniência para os pacientes, que não precisam lidar com atrasos e têm a facilidade de receber e confirmar suas informações.
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Iniciando com a confirmação de consultas: passos simples
A confirmação de consulta era uma tarefa feita tradicionalmente por telefone e algumas clínicas ainda mantêm a rotina da secretária ligar para o paciente.
Apesar de ser uma prática muito usada ao longo dos anos, ela apresenta desafios consideráveis, principalmente no que diz respeito ao tempo envolvido.
Cada contato leva, em média, três minutos. Em um dia agitado na agenda de um médico, o tempo dedicado pela equipe de recepção a essa atividade torna-se significativo.
Além disso, vivemos na era digital e as pessoas estão cada vez menos dispostas a atender ligações.
Diante desse cenário, a tecnologia se tornou a principal aliada para agilizar, simplificar e otimizar esse processo. Com um bom software médico, você pode enviar mensagens para confirmação de consulta via SMS ou até WhatsApp de forma prática e automatizada.
Ter uma plataforma específica para essa finalidade gera a garantia de eficiência para os contatos, favorecendo sua administração interna e a experiência dos pacientes. Tendo esse diferencial, basta seguir algumas recomendações:
Envie a mensagem logo após a marcação do atendimento
Inclua um texto curto com dados como o nome do médico, o endereço da clínica, demais canais de contato, além de data e horário agendado. Assim, caso o paciente tenha dúvidas ou queira remarcar a consulta, ele já terá todas as informações em mãos.
Agende um lembrete para o dia anterior à consulta
O software médico permite programar mensagens automáticas de lembrete. Seja por SMS ou WhatsApp, envie uma notificação logo no início do dia anterior à consulta. Isso garante uma boa margem de tempo quando o paciente confirmar, cancelar ou remarcar seu horário.
Contate até mesmo os pacientes inativos
Mesmo com o lembrete, muitas pessoas infelizmente esquecem ou têm impedimentos para comparecer ao atendimento. Nesses casos, envie uma notificação mesmo assim, propondo a possibilidade de remarcar a consulta. Assim, você diminui as chances de perder o paciente.
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Estratégias e ferramentas para confirmar consultas com sucesso
As dicas que citamos logo acima representam as etapas básicas para realizar uma confirmação de consulta eficiente.
Se você deseja favorecer ainda mais o trabalho da recepção, otimizar a gestão da agenda e melhorar a experiência dos pacientes de maneira significativa, também é importante se ater às seguintes estratégias:
Personalize a mensagem com o nome do paciente
A personalização estabelece uma conexão mais significativa, aumentando a probabilidade de uma resposta positiva por parte do paciente.
Por isso, utilize uma abordagem pessoal, referindo-se ao nome do destinatário, demonstrando um cuidado individualizado e fortalecendo a relação entre o consultório e seu público.
Confirme se o paciente recebeu o lembrete anterior
Verifique sempre a recepção do lembrete anterior para identificar possíveis problemas de comunicação.
Assim, você garante que o paciente esteja ciente da consulta, antecipando-se a possíveis desmarcações ou reagendamentos, diminuindo assim a probabilidade de faltas, atrasos e imprevistos.
Inclua informações importantes sobre a consulta, como documentos ou preparação necessária
Esclareça as expectativas e requisitos do atendimento para garantir que o paciente esteja devidamente preparado.
Isso contribui para a qualidade do serviço e a boa experiência de quem é atendido. Portanto, ao fazer a confirmação de consulta, adicione todas as informações que possam ser úteis ao paciente, inclusive documentos necessários e eventuais preparações.
Ofereça a opção de cancelamento ou reagendamento
Lembre-se de incluir uma opção fácil para cancelar ou reagendar a consulta, geralmente o link para fazer isso consta no próprio software para gestão da agenda.
Oferecer flexibilidade, demonstra consideração pelo tempo e pelas necessidades do paciente. Além disso, facilita a reorganização da agenda da clínica ou consultório, minimizando impactos negativos de possíveis cancelamentos.
Lembre-se de respeitar a privacidade do paciente e não divulgar suas informações para terceiros
Siga rigorosamente as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para manter os dados dos pacientes protegidos.
A proteção das informações e o respeito à privacidade são fundamentais para a confiança do seu público. Mais que uma exigência da LGPD, isso também fortalece a reputação do consultório, proporcionando um ambiente seguro e confiável para os pacientes.
Quais os benefícios de uma boa experiência do paciente?
A experiência do paciente diz respeito à percepção completa que um indivíduo tem ao interagir e utilizar os serviços da sua clínica, desde a marcação da consulta, até o pós-atendimento.
Sua otimização tornou-se uma prioridade no setor de saúde. O foco é oferecer não apenas cuidados médicos de qualidade, mas também um ambiente que promova confiança, conforto e respeito.
Uma das contribuições mais notáveis é a fidelização do público, construindo laços sólidos e duradouros entre as pessoas atendidas e sua clínica. Isso também impacta a reputação, pois gera recomendações e fortalece sua presença no mercado.
Ainda, ao elevar a satisfação do paciente, observa-se um aumento na adesão aos tratamentos e, consequentemente, uma melhoria na qualidade dos resultados médicos.
Na parte operacional, uma boa experiência do paciente pode reduzir o número de faltas e cancelamentos, otimizando a eficiência da gestão.
Ao focar na humanização do atendimento e na consideração das necessidades individuais dos pacientes, você pode criar um ambiente que não apenas promova o bem-estar das pessoas, mas que também estabeleça um padrão elevado de qualidade e cuidado.
Como a Doctoralia contribui para o controle e organização de agenda?
A Doctoralia desempenha um papel fundamental na gestão da agenda, oferecendo uma solução abrangente para digitalizar a jornada do paciente. Ao adotar nosso sistema, os profissionais de saúde aprimoram significativamente suas operações, por exemplo:
- Possibilidade de agendamento online reduz a dependência de ligações telefônicas, que frequentemente resultam em oportunidades perdidas;
- Com uma agenda 24 horas, você amplia sua recepção e atende uma demanda maior de marcações fora do horário comercial;
- Integração de um botão para agendamento em diversos canais, simplificando o processo e rapidamente atritos.
Para reduzir faltas e buracos na agenda, implementamos um fluxo automatizado de mensagens, fornecendo lembretes e confirmações com antecedência. Com isso a equipe consegue tempo suficiente para preencher as lacunas com eficiência.
Iniciamos o cuidado com o paciente antes da consulta, oferecendo detalhes, reforçando dados e simplificando o reagendamento. Acesse nossa página e conheça mais sobre a Agenda Doctoralia!
Para saber mais, leia: Agendamento de consultas online: como a Agenda Doctoralia facilita a rotina de milhares de médicos
Conclusão + FAQs
Tenha sempre em mente que otimizar a confirmação de consultas é mais do que uma prática administrativa. Trata-se de um investimento na construção de relações sólidas entre a clínica e os pacientes.
Com o auxílio da Doctoralia você proporciona mais agilidade, segurança e eficiência na gestão da agenda. Assim, é possível minimizar faltas, atrasos e valorizar a experiência das pessoas atendidas por você.
Antes de colocar nossas dicas em prática e começar a otimizar seu processo de confirmação de consulta, aproveite para tirar suas últimas dúvidas sobre o tema:
Além da confirmação de consultas, que outras práticas podem ser implementadas para melhorar a eficiência da gestão da agenda médica?
Explore estratégias como a segmentação da agenda baseada na complexidade das consultas, a análise de dados para identificar padrões e a implementação de sistemas de gestão integrados pode melhorar a eficiência operacional.
Como lidar com pacientes que cancelam frequentemente e impactam negativamente a agenda médica?
Aprimorar a gestão de horários envolve algumas estratégias eficazes. Entre elas, estabelecer políticas de cancelamento transparentes, criar uma lista de espera para preencher lacunas e promover o reagendamento. Em situações mais críticas, a adoção de uma comunicação aberta com o paciente se faz necessária.
