Software médico: um guia para escolher seu sistema ideal

Preparamos este pequeno guia para ajudar médicos e gestores de clínicas a conhecerem melhor o universo de softwares médicos e terem mais segurança sobre o que precisa ser avaliado no momento da escolha do sistema.

Software médico: por que ele já não é mais uma questão de escolha?

Em primeiro lugar, se você ainda não adotou um software, é provavelmente porque ainda usa o papel e caneta - itens que já se tornaram extremamente limitados e limitantes em termos de eficiência e gestão. 

É importante ter em conta que um software médico agrega vantagens competitivas ao seu consultório, como:

1. Mais capacidade para administrá-lo de forma integrada, combinando desde os processos básicos do dia a dia, como a organização dos horários de consultas e contato dos pacientes, a imprevistos, como a gestão de chamadas perdidas ou pacientes ausentes.
2. Um ganho de tempo sem precedentes para a equipe, que poderá ser reinvestido na atenção presencial dos pacientes e em outras atividade administrativas e de promoção do negócio.
3. Uma experiência melhor para o paciente, o que muitas vezes se traduz em sua fidelização.

👉 Diferenças entre um programa de gestão e um software médico

Eu não uso só caneta e papel. Uso um programa de gestão para meu consultório. Essa é uma das objeções mais comuns que ouvimos de profissionais de saúde contrários à adoção de um software médico.

O grande problema desta teoria está na limitação de recursos. Muitos programas e aplicativos desenvolvidos unicamente para gestão financeira e de base de dados carecem de uma série de necessidades e protocolos de segurança que estão desenvolvidas em softwares médicos.

Por exemplo: um software comercial normal tem recursos para gerar relatórios financeiros, uma base de dados com informações e contatos de clientes e um sistema para a emissão de notas fiscais.

Todas estas ferramentas são indiscutivelmente úteis, mas possuem uma enorme brecha, na nossa opinião: a falta de recursos que melhoram o que chamamos de Experiência do paciente - Temp BR. Esse deveria ser o elemento central em um software de gestão médica.

As 6 características de um bom software de gestão médica: 

Se você chegou até aqui, é sinal de que se preocupa em encontrar um bom sistema para o seu consultório ou clínica. Resumidamente, existem 6 características fundamentais que devem ser levadas em conta no momento da escolha:

1. Agenda médica online

Um bom software médico te possibilita acessar e controlar todas as suas consultas futuras e passadas em um espaço único. Ele ainda deve te dar a facilidade de alterá-las e cancelá-las sempre que necessário além de notificar o paciente em alguns cliques. 

Também é importante que o software ofereça suporte no Brasil e que seja acessível aos terceiros a quem você confia a gestão do seu consultório, como a sua secretária.

2. Prontuário eletrônico do paciente

Essa é mais uma razão pela qual você deve buscar um software desenvolvido para a área médica: ter o prontuário do paciente digitalizado e integrado à sua rotina de atendimento.

Diferente de um programa de gestão padrão, onde você no máximo conseguirá armazenar no dados de contato, o prontuário eletrônico te permite incluir e consultar diagnósticos, antecedentes, medicamentos utilizados, além de emitir prescrições e anexar resultados de exames. 

Isso torna o acompanhamento dos pacientes muito mais completo, assim como as consultas mais produtivas e menos burocráticas. A cada nova visita, você acessa o prontuário do paciente e visualiza todas as suas informações em uma linha do tempo simples e clara.

3. Segurança de dados

Segurança é um tema extremamente importante quando se trata de armazenamento de dados de pacientes e deve ser um dos seus pontos máximos de atenção no momento da escolha do software.

Informe-se sobre a política de proteção e privacidade do software contratado, sobre a criptografia, conheça como é feito o backup e quais são os protocolos de proteção contra acessos não autorizados.

Dica: No Brasil, a Lei Geral de Proteção de dados já está em vigor para regulamentar políticas de armazenamento e tratamento de informações sensíveis. Procure ferramentas que tenham uma boa reputação e atuem em acordo com normas de proteção de dados internacionais, como LGPD e HIPAA.

4. Acessibilidade

Sempre opte por um software que não exija instalações e que possa ser acessado quando você está online ou offline. Graças a isso, você consulta qualquer informação do centro médico de qualquer lugar - e acredite, terá uma autonomia incrível.

Outro ponto para levar em conta: garanta que o sistema seja perfeitamente visível a partir de todos os dispositivos: celular, computador ou tablet. Desta forma, você sempre terá todos os seus compromissos profissionais no bolso, a apenas um clique de distância.

5. Comunicação com os pacientes

Outro aspecto muito importante: seu software médico deve facilitar a comunicação com o paciente e melhorar a experiência que você oferece. 

Agendar lembretes automáticos - sejam por SMS, e-mail ou WhatsApp -, possibilitará que você reduza o número de faltas nas consultas, além de economizar um tempo valioso da sua equipe, que não precisará entrar em contato com os pacientes um a um para confirmar a assistência à consulta.

Além disso, muitos softwares já permitem que você se comunique por mensagens com os pacientes e armazenam todo o conteúdo junto ao histórico de cada um. Essa comunicação eficiente e moderna é muito útil para construir a fidelização da sua base de clientes.

Por fim, existem opções no mercado que permitem o envio de campanhas de marketing e de relacionamento via software, para anunciar novos tratamentos ou dar informações importantes aos pacientes na sua base de dados.

6. Relatórios

Como último ponto, avalie se o software médico que você escolher também oferece uma seção de relatórios para medir o rendimento dos seus serviços e fazer o controle do fluxo de caixa, recebimento de despesas, entre outros.

Sistemas mais modernos permitem ainda a análise da satisfação dos pacientes, da receita gerada por seus serviços e especialistas (em caso de clínicas) e também identificar as faixas horárias que mais geram absenteísmo.

Precisa de mais informações antes de escolher o seu software? Preencha o formulário abaixo e te ajudamos