Gestão de tempo: 5 ações para otimizar os recursos da sua clínica
O ritmo diário de trabalho em uma clínica ou hospital pode ser agitado: dar atenção aos pacientes, atender telefonemas, marcar consultas, confirmar e reforçar os horários agendados, atualizar históricos...
Embora sejam essenciais para o bom funcionamento de uma instituição de saúde, estas atividades manuais acabam consumindo boa parte do tempo da equipe, impedindo que ela se concentre em tarefas mais estratégicas para os resultados do negócio, como melhorar a Experiência do paciente - Temp BR.
Por esse motivo, é importante identificar os procedimentos que demandam mais horas de cada membro da equipe e, então, aplicar ações para otimizar os recursos, aumentar a produtividade e melhorar o desempenho da clínica.
A seguir, compartilhamos 5 ações que ajudarão você a otimizar a jornada diária dos colaboradores, além de melhorar o ambiente de trabalho, a excelência do atendimento ao paciente e, consequentemente, a rentabilidade do centro médico.
O que é gestão de tempo e por que é importante para sua clínica
A gestão de tempo pode ser definida como o processo de distribuição dos horários disponíveis entre todas as tarefas que devem ser realizadas. Vale ressaltar que dedicar mais tempo a determinada atividade não necessariamente resulta em eficiência ou produtividade. Com as ferramentas certas, é possível otimizar o expediente de forma que ações rotineiras sejam automatizadas para permitir que a equipe destine mais tempo a tarefas realmente relevantes. |
- Aumento de produtividade e eficiência: gestão de tempo eficiente te permite obter mais em menos tempo e com menos esforço. Dessa forma, a jornada de trabalho é mais eficaz e melhor utilizada.
- Melhoria do ambiente de trabalho: se o horário não for administrado com sabedoria, tarefas importantes irão sempre se acumular, fazendo com que a equipe se sinta sobrecarregada, pressionada e dispersa. Quando nosso tempo é bem gerenciado, os níveis de estresse e ansiedade diminuem significativamente e nos sentimos mais enérgicos para executar nossas tarefas. Em outras palavras, melhorar a gestão do tempo nos permite criar ambientes de trabalho melhores e conseguir equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
- Mais autoconfiança: o cumprimento de tarefas e objetivos diários nos gera satisfação, motivação e confiança em nós mesmos. Do contrário, quando lutamos contra o tempo para colocar pendências em dia, vamos à exaustão.
- Menos procrastinação: a administração correta do tempo nos desobriga a adiar responsabilidades, contribuindo para a conquista de autodisciplina e evitando o atraso contínuo de tarefas mais difíceis ou monótonas.
- Resultados mais rápidos: esse é o principal ponto. Organizar bem a carga horária de trabalho nos possibilita atingir os objetivos e metas da clínica com mais facilidade e agilidade, aumentando assim sua lucratividade.
👉 Leia também: Produtividade em clínicas: o que é e por que se preocupar?
Gestão do tempo: 5 dicas para implementar em sua clínica
Basta algumas mudanças no espaço, nas ferramentas de suporte e nos processos do seu centro médico para notar o aumento da produtividade. Confira 5 sugestões a seguir:
1. O design e a distribuição do seu espaço são grandes aliados
Até que ponto o ambiente onde trabalhamos é importante para melhorar o gerenciamento de tempo?
Mais do que pode parecer.
A verdade é que ter um local espaçoso, com um design adequado e uma distribuição ideal pode economizar muito tempo e, ao como consequência, contribuir com a experiência dos pacientes.
Um espaço bem organizado e funcional faz com que seu time se sinta mais confortável, evita a perda de tempo com a circulação e torna o dia a dia mais prático.
Por exemplo, se em sua clínica há uma recepção, uma sala de espera, quatro salas de consulta e um cômodo com o equipamento para realizar testes de diagnóstico, o ideal é que os ambientes estejam distribuídos de maneira a tornar o trânsito fácil e intuitivo.
Assim, os colaboradores poderão acessar as máquinas, salas ou materiais de trabalho rapidamente e sem incomodar os pacientes.
2. Internet: sua maior vitrine
Qual é a relação entre estar visível na internet e gerenciar sua clínica com mais eficiência?
Uma pesquisa realizada pela Universidade Federal de São Paulo revelou que 90% dos pacientes entrevistados buscam informações online sobre saúde.
Isso significa que, se você deseja que seu centro médico seja rentável a longo prazo, deve estar onde os pacientes estão: na internet.
Vamos um pouco além: se os pacientes estiverem procurando por um especialista na internet e encontrarem facilmente os dados da sua clínica – endereço, telefone, horário de atendimento, tratamentos oferecidos, planos de saúde, etc – em um site próprio ou portal especializado como a Doctoralia, eles ganham praticidade.
A jornada se torna mais simples quando é possível entrar em contato sem a necessidade de ligar ou se deslocar até o estabelecimento.
Com essa visibilidade, não apenas os pacientes encontrarão seu negócio com mais facilidade, como sua equipe também poupará o tempo investido em responder dúvidas frequentes, que agora podem ser resolvidas com mais agilidade na internet.
Se você está se perguntando o que fazer para ter destaque online, aqui vão algumas sugestões simples:
- criar um site (ou otimizá-lo, caso já tenha um);
- cadastrar seu centro de saúde no Google Meu Negócio;
- produzir conteúdo de qualidade em diversos canais;
- investir em marketing digital;
- participar de conversas na internet
- manter o perfil de sua clínica na Doctoralia ativo e atualizado.
3. Agenda 24 horas por dia: disponibilize agendamento online
A marcação de horários online é um dos recursos mais valorizados pelos pacientes, pois permite que eles marquem uma consulta com o especialista a partir de qualquer dispositivo, quando for mais conveniente e com apenas alguns cliques.
De fato, pesquisas do Grupo Docplanner afirmam que 1 em cada 3 pacientes já agenda uma consulta pela internet. No último ano, o número de usuários que desejam agendar uma consulta online aumentou 96%.
Graças ao agendamento online, sua equipe liberará uma parte importante da carga de trabalho dedicada a atender chamadas telefônicas e organizar as consultas manualmente, já que essas tarefas passam a ser automatizadas.
Portanto, se você deseja realizar um gerenciamento mais eficiente, deixe de lado a agenda de papel ou os calendários pouco intuitivos! A dica é investir em um sistema de agendamento online e acessível 24 horas por dia, sete dias por semana.
A Agenda Doctoralia Clínicas é um exemplo de solução desenvolvida para automatizar processos, desde o momento em que o paciente escolhe um dos horários disponíveis do especialista na plataforma até sua fidelização.
Algumas funcionalidades indispensáveis para uma rotina otimizada são: confirmação de consultas, telemedicina, envio de campanhas, relatórios atualizados em tempo real e convite para o compartilhamento de avaliações.
4. Os dados e informações de seus pacientes, a um clique de distância
Se os dados de seus pacientes ainda estão dispostos em arquivos de papel, documentos do Word ou outros programas não projetados para este fim, atenção: além de perder a oportunidade de otimizar o tempo, você está se expondo a riscos desnecessários.
Na era da internet, tudo está na nuvem. Chegou a hora de dar um salto para um ambiente digital seguro.
Contar com um sistema capaz de armazenar dados de pacientes de forma segura, em um único lugar e com acesso a partir de qualquer dispositivo online já não é diferencial, é o básico.
Assim, os registros são criados com mais eficiência e atualizados com agilidade, facilitando o controle das consultas, já que basta digitar o nome do paciente para encontrar seu histórico.
Além do mais, centralizar todos os arquivos, como resultados de testes, raios-X ou qualquer outro documento que ajude a manter o histórico do paciente o mais completo possível, em um único lugar agiliza o trabalho da equipe.
5. Aposte em um sistema especial para clínicas
As duas razões frequentes pelas quais as clínicas não implementam sistemas de agenda online são: tempo e dinheiro.
No entanto, a tecnologia reduzi as horas de trabalho com atividades manuais e e aumentar a receita, contrapondo à ideia anterior.
Além dessas vantagens, a automatização ajuda a melhorar a reputação do estabelecimento e reduzir o absenteísmo.
De acordo com o State of PRM Report, elaborado pela Solutionreach, 76% dos centros médicos que usam um sistema de relacionamento com o paciente otimizam significativamente seu tempo.
Como consequência, a maioria das clínicas que usam investem em tecnologia têm uma taxa de absenteísmo inferior a 10% (e 41% deles menor que 5%), o que resulta em uma significativa economia anual.
Considerando que 30% das chamadas recebidas na clínica são solicitações de cancelamento, o software ideal evita que pacientes sejam perdidos, já que eles ganham autonomia para reagendar sem depender da recepção.
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Saiba mais
Agora que você aprendeu a melhorar a organização de tempo em sua clínica ou hospital, é só colocar as dicas em prática e colher os resultados!
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