Prontuário eletrônico do paciente (PEP): o que é e quais são vantagens?

O prontuário eletrônico do paciente, também conhecido como PEP, é um sistema que possibilita o acesso, registro e controle eficaz de informações sobre a saúde dos pacientes.

O prontuário é uma das principais ferramentas de trabalho do médico, mas muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre como adotar o formato digital de forma mais prática e eficiente, principalmente quando pensam na migração e na segurança de seus dados.

O tradicional prontuário de papel, no entanto, tem se tornado cada vez mais ultrapassado, especialmente em tempos de distanciamento social.

Essa ferramenta garante melhorias tanto aos profissionais da área de saúde quanto aos seus pacientes, que podem contar com mais acertos nos tratamentos. Neste artigo, você saberá mais detalhes sobre o que é o PEP e quais são as vantagens em relação ao prontuário de papel. Confira!

O que é o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é um modelo de prontuário médico padronizado e digital, no qual é possível acessar, registrar, armazenar e controlar informações sobre a saúde dos pacientes. 

Neste documento digital fica armazenado o histórico do paciente ao longo da vida, permitindo que os médicos tomem decisões sobre qual o melhor tratamento ou procedimento de maneira mais embasada.

Graças à tecnologia disponível atualmente, o prontuário médico, antes feito de papel, pode ser mantido de maneira totalmente digital.

Este novo formato abriu caminhos para facilitar a gestão de clínicas e consultórios, além de ajudar os profissionais a chegarem a diagnósticos mais acurados, assim como manter um registro atualizado das informações dos pacientes. 

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Qual a importância do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?

O prontuário eletrônico, que também pode ser chamado de prontuário digital ou prontuário médico, tem transformado a rotina de gestores de hospitais e clínicas ao redor do mundo, oferecendo mais rapidez ao realizar diagnósticos assertivos em relação ao tratamento de saúde de seus pacientes.

Além de facilitar o acesso aos dados de cada paciente, essa ferramenta também contribui bastante na redução de falhas internas ou perda de dados ao longo dos registros e no aumento da produtividade do time médico. 

Segundo estudos da Universidade de Michigan, o uso de registros digitais reduz os custos de atendimentos ambulatoriais em cerca de 3% em comparação com a utilização de registros em papel, favorecendo a vida e o cuidado médico.

Como funciona um prontuário eletrônico?

Agora que você já sabe o que é e qual é a importância do Prontuário Eletrônico do Paciente, é hora de entender como é o seu funcionamento.

De acordo com as normas do Conselho Federal de Medicina (CFM), esses dados podem ser disponibilizados somente quando solicitados pelo próprio paciente ou por seu representante legal. 

Por ser um prontuário digital, não há o risco de sofrer danos físicos com o passar do tempo nem comprometer informações importantes e sigilosas, o que também ajuda nas consultas de rotina, em diagnósticos, procedimentos cirúrgicos, tratamentos complexos e exames de imagem e áudio.

O que diz a legislação sobre o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?

No Brasil, o uso do Prontuário Eletrônico do Paciente é regulamentado pela Lei 13.787, de 2018. A norma trata da "digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente". 

Conforme a norma, o processo de digitalização do prontuário deve ser feito de forma a garantir a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento. A versão digital do documento terá o mesmo valor probatório do documento original que foi digitalizado, assim como os novos dados introduzidos. 

A legislação diz ainda que os meios de armazenamento de prontuário eletrônico devem proteger o documento do acesso, uso, reprodução e destruição não autorizados. Após o prazo de 20 anos a partir do último registro realizado, o prontuário pode ser eliminado ou, alternativamente, devolvido ao paciente.

Quais são as vantagens do prontuário eletrônico?

O prontuário eletrônico traz uma série de benefícios para a clínica ou consultório. Conheça alguns dos principais:

Segurança de dados

Implantar o prontuário eletrônico é ter os dados dos seus pacientes preservados com mais segurança.

Quando armazenado em papel, o prontuário fica sujeito a rasuras, extravios, roubos e outros danos causados pelo tempo. Além disso, a letra do médico pode ser ilegível, dificultando a compreensão e o compartilhamento com o paciente.

Com o PEP, o documento é padronizado e armazenado com mais segurança. As plataformas mais modernas mantêm os dados em nuvem, em servidores externos, e acessíveis somente para quem tem o usuário e a senha do programa/software de prontuário.

Dessa forma, os dados ficam protegidos mesmo que os computadores da instituição de saúde tenham problemas técnicos ou sejam furtados, por exemplo.

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Ganho de tempo

Com a adoção do PEP, médicos também ganham produtividade. Em vez de se preocupar em localizar o documento e organizar as informações de todos os pacientes agendados para o dia, o profissional obtém esses dados em poucos cliques de seu computador, conseguindo agilizar o atendimento e dar mais atenção ao paciente.

Além disso, a maioria dos prontuários eletrônicos permite que sejam salvos diversos modelos do documento, como PDF, JPEG, JPG, XLS, DOC. 

Assim, o profissional pode focar no que interessa: oferecer um atendimento humanizado a cada paciente. O resultado são pacientes satisfeitos e fiéis à clínica ou consultório.

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Mobilidade

Celular, computador, tablet. O PEP pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo. Basta uma conexão com a internet, login e senha e o médico tem acesso aos dados do paciente. 

Pense em um especialista que atende em diferentes consultórios e esqueceu o computador em um deles, por exemplo. Não é preciso atrasar as próximas consultas voltando para buscá-lo. Basta acessar o software de prontuário pelo celular. 

O mesmo acontece no caso de uma emergência, em que cada segundo conta para preservar a vida de quem está sendo atendido. Em todas essas ocasiões, os prontuários estão disponíveis a poucos cliques de distância.

Informações em um só lugar

A instituição de saúde que usa prontuários de papel tem uma grande desvantagem em relação àquelas que já adotaram a versão eletrônica. 

No formato tradicional, as informações não ficam centralizadas, nem integradas, enquanto no arquivo digital, os dados estão reunidos no mesmo local.

Dessa forma, o profissional de saúde consegue fazer uma análise detalhada e, com base nisso, dar prosseguimento com o melhor tratamento. Isso também poupa tempo do profissional, que não precisa fazer as mesmas perguntas ao paciente outra vez.

👉 Leia também: 5 dicas para migrar do prontuário de papel para o eletrônico

Redução de custos

Com o prontuário de papel, a clínica precisa de espaço para o armazenamento. Como os documentos precisam ser guardados por ao menos 20 anos, a necessidade de estrutura física só aumenta ao longo do tempo.

E se tudo isso fosse substituído por arquivos digitais? Imagine quanto espaço você poderia economizar a longo prazo. Poderia ser possível até expandir os consultórios ou liberar espaço na recepção para deixar os pacientes mais confortáveis.

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Além de espaço físico, a clínica também economiza dinheiro, já que os gastos constantes com papel e impressões são eliminados. Assim, sobra orçamento para investir em uma ferramenta moderna e digital, que contribua para uma melhor experiência dos pacientes e, é claro, com o meio ambiente.

Em resumo, o principal benefício a ser adquirido por meio do prontuário médico é a série de informações que ele apresenta em um só lugar, de forma mais fácil, acessível, prática e segura, como:

• Histórico de saúde pessoal e familiar;
• Observações sobre hospitalizações;
• Vacinações ao longo da vida;
• Registros de prescrição;
• Resultados de testes laboratoriais;
• Relatórios de exames de imagem e áudio;
• Detalhes sobre doenças crônicas;
• Observações de consultas de rotina;
• Cirurgias e outros procedimentos de alta complexidade;
• Medicamentos e dosagens;
• Descrições de alergias e reações adversas a tratamentos ou medicações;
• Resumos de alta;
• Fichas de atendimento ambulatorial;
• Registros anestésicos;
• Boletins médicos e conduta terapêutica.

O prontuário digital é extremamente vantajoso:

Por meio dele, o profissional médico pode tomar decisões melhores e mais seguras, garantindo maior eficiência no atendimento, as barreiras de comunicação entre um médico e outro são eliminadas, e os pacientes também podem ter acesso ao seu histórico em um único lugar.

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Quais informações devem ser apresentadas em um prontuário eletrônico?

Como você pode observar, o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é uma das principais ferramentas do médico durante o tratamento de seus pacientes, podendo ser útil tanto em consultórios e clínicas quanto em procedimentos hospitalares de alta complexidade. 

Confira, a seguir, algumas das informações que não podem faltar nesse sistema. 

Identificação do paciente

Desde os dados pessoais básicos, como nome e data de nascimento até o histórico de todos os diagnósticos, exames e consultas já realizados, informações sobre medicamentos e alergias também devem ser apresentados no sistema digital, a fim de evitar falhas e otimizar os atendimentos.

Exames em formatos digitais

Se o paciente já tiver feito exames laboratoriais, de imagem, radiológico, entre outros, essa também é uma informação que deve constar no sistema eletrônico para que o médico possa analisar os resultados de cada um e, assim, prever possíveis patologias e causas.

Por meio desse ponto no prontuário digital, também é possível conferir a evolução do paciente diante dos tratamentos propostos por diferentes profissionais, facilitando o entendimento do que tem dado certo no acompanhamento médico de cada pessoa. Então, quanto mais detalhes e observações, melhor.

Hipóteses diagnósticas e diagnósticos definitivos

O prontuário eletrônico também deve apresentar tanto as hipóteses diagnósticas, que podem ajudar os profissionais a entenderem as possibilidades, quanto os diagnósticos definidos para embasar futuros processos e decisões entre os envolvidos, como tratamentos e receitas de medicações.

Tratamentos e movimentações do paciente

Cada tratamento feito deve ser registrado de forma completa e organizada para apresentar todo o histórico do paciente. Além disso, também devem ser mostradas as principais movimentações do paciente em unidades de saúde, internações, entre outros.

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O que é preciso para implementar o prontuário digital na rotina de uma clínica?

Apesar de alguns médicos ainda apresentarem bastante resistência à interação com as tecnologias desenvolvidas para a área de saúde, os órgãos responsáveis internacionais estão regulamentando e incentivando a adoção de prontuários eletrônicos e, com isso, o uso desse sistema tem sido mais disseminado.

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Algumas das principais barreiras apresentadas em diversos setores de saúde, estão diretamente ligadas a questões econômicas, sociais, tecnológicas, regulatórias, organizacionais e comportamentais, como o acesso limitado à internet e os baixos níveis de alfabetização em computação, por exemplo.

Antes de implementar um prontuário eletrônico, é necessário entender a importância dessa ferramenta para os profissionais de saúde e pacientes, além de analisar a necessidade de se adequar aos avanços tecnológicos para trabalhar com mais eficiência, rapidez, qualidade e segurança.

Também é válido ressaltar que não há requisitos para uma instituição de saúde investir em um prontuário digital:

Ao preparar o time de médicos e a instituição de saúde para se adequar às novas possibilidades, é hora de buscar a melhor opção de prontuário eletrônico para ter acesso a diversas funcionalidades e atender às necessidades do negócio.

O que avaliar antes de escolher um software de prontuário médico?

Antes de tomar a sua decisão, é indicado ter cuidado com alguns pontos para evitar possíveis preocupações ou arrependimentos com o investimento.

Um bom software de prontuário eletrônico deve ser uma solução completa, com diversas funções, que garanta a segurança de dados dos médicos e pacientes, melhorando a rotina.

Uma solução completa precisa ser intuitiva, fácil de usar, segura, rápida e eficiente. Para isso, antes de escolher um sistema de prontuário médico, é preciso atentar para alguns desses fatores. Confira a seguir!

Layout intuitivo, prático e simples

O sistema deve ser utilizado para facilitar o trabalho da equipe médica, então é indicado observar o nível de dificuldade do software e se há a necessidade de investir em treinamentos para utilizá-lo no dia a dia.

Integração de dados

Se a sua instituição de saúde já é informatizada, é provável que você já conte com alguns sistemas de dados. Então outro fator importante a ser analisado antes da escolha por um software de prontuário eletrônico é a flexibilidade de integração a outras soluções, a fim de facilitar o compartilhamento de informações e garantir registros mais completos.

Suporte técnico de qualidade

A fornecedora do software de prontuário possui um suporte eficiente para tirar as suas dúvidas e solucionar os problemas apresentados com mais rapidez e eficácia?

Esse é um dos principais pontos a serem verificados para manter a estabilidade ao longo dos processos de trabalho e atendimento aos pacientes.

Customização da plataforma

O ambulatório, hospital ou clínica em que você trabalha talvez já conte com uma identidade de comunicação solidificada, e levar esses elementos para o sistema de prontuário é uma ótima escolha.

Então vale a pena observar se o sistema digital oferece a opção de personalizar a plataforma, agregando mais valor e aumentando a produtividade da equipe.

Anexo, download e impressão

Além de armazenar e organizar os documentos, é fundamental que o software de prontuário digital também permita a possibilidade de fazer upload, imprimir e compartilhar os arquivos para otimizar as demandas ao longo da rotina.

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Qual sistema de prontuário eletrônico utilizar?

Os avanços tecnológicos na área da saúde não representam apenas uma tendência atual que tende a se desenvolver, mas principalmente uma necessidade para suprir as demandas do dia a dia, aumentar a precisão de procedimentos e tratamentos e, ainda, melhorar o cuidado com os pacientes e com a rotina dos profissionais médicos.

Portanto, investir em sistemas digitais que contem com Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é uma das melhores formas de:

• integrar as soluções;
• garantir a segurança de dados;
• contribuir no armazenamento e na organização das informações;
• proporcionar melhores resultados.

Entendemos a importância de contar com um ótimo sistema de prontuário digital para gerar experiências mais satisfatórias para os pacientes e médicos, facilitando os procedimentos de saúde e gerando mais acertos ao longo dos atendimentos, exames e tratamentos.

O software da Doctoralia conta com um sistema de prontuário eletrônico bastante completo. Totalmente customizável, ele pode ser personalizado para atender às demandas de cada instituição de saúde. Algumas das principais vantagens a serem obtidas com esse sistema, são:

• redução do uso de papel;
• modernização dos processos em clínicas e hospitais;
• armazenamento com acesso fácil e em tempo real;
• integração das informações e organização de dados;
• controle de custos e otimização de tempo;
• agilidade no atendimento e diagnóstico do paciente;
• comunicação dinâmica;
• alertas de alergias a medicamentos ou determinadas substâncias;
• praticidade de uso, segurança de dados e melhorias na rotina.

Com ele, você tem acesso aos prontuários de forma segura e a partir de qualquer dispositivo. A ferramenta está em acordo com as exigências da LGPD, mantendo as informações 100% criptografadas e usando os sistemas de armazenamento de dados mais confiáveis do mercado.

E então, o seu negócio já se preparou para adotar um sistema de prontuário eletrônico para modernizar o estabelecimento e o dia a dia da equipe médica?

Conheça o software da Doctoralia para usufruir de todos os benefícios do prontuário eletrônico e alavancar os resultados da sua rotina e instituição de saúde.

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