Prontuário eletrônico do paciente: o que é e quais as vantagens?

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é uma versão digitalizada do prontuário médico de papel. Mais seguro e eficaz, permite o registro e controle informações sobre a saúde dos pacientes em um só lugar, incluindo ainda todos os detalhes clínicos e administrativos, como prescrições, atestados e solicitações de exames.

Reconhecido como uma das principais ferramentas de trabalho de qualquer especialista, o prontuário médico é mantido e alimentado ao longo da vida do paciente. Contudo, com a digitalização da saúde no pós-pandemia, o tradicional prontuário de papel tem se tornado cada vez mais ultrapassado.

Com tantas mudanças, é muito comum que surjam dúvidas sobre as vantagens do prontuário eletrônico e como migrar de um prontuário para outro, com segurança de dados. E é justamente sobre isso que vamos explicar ao longo deste artigo. Continue com a gente!

1. O que é Prontuário Eletrônico?

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é um prontuário médico digital no qual é possível acessar, registrar, armazenar e controlar informações sobre a saúde dos pacientes. 

Neste documento fica armazenado o histórico do paciente ao longo da vida, permitindo que os médicos tomem decisões sobre qual o melhor tratamento ou procedimento de maneira mais embasada.

Este novo formato abriu caminhos para facilitar a gestão de clínicas e consultórios,, além de ajudar os profissionais a chegarem a diagnósticos mais acurados, assim como manter um registro atualizado das informações dos pacientes. 

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2. Importância

O Prontuário Eletrônico tem transformado a rotina de médicos e também de gestores de clínicas e hospitais ao redor do mundo, oferecendo mais rapidez ao realizar diagnósticos assertivos em relação ao tratamento de saúde de seus pacientes.

Além de facilitar o acesso aos dados de cada paciente, essa ferramenta também contribui bastante na redução de falhas internas ou perda de dados ao longo dos registros e no aumento da produtividade do time médico. 

Segundo estudos da Universidade de Michigan, o uso de registros digitais reduz os custos de atendimentos ambulatoriais em cerca de 3% em comparação com a utilização de registros em papel, favorecendo a vida e o cuidado médico.

3. Como funciona um prontuário eletrônico?

Agora que você já sabe o que é e qual é a importância do Prontuário Eletrônico do Paciente, é hora de entender como é o seu funcionamento.

De acordo com as normas do Conselho Federal de Medicina (CFM), esses dados podem ser disponibilizados somente quando solicitados pelo próprio paciente ou por seu representante legal. 

Por ser um prontuário digital, não há o risco de sofrer danos físicos com o passar do tempo nem comprometer informações importantes e sigilosas, o que também ajuda nas consultas de rotina, em diagnósticos, procedimentos cirúrgicos, tratamentos complexos e exames de imagem e áudio.

4. O que diz a legislação

No Brasil, o uso do Prontuário Eletrônico do Paciente é regulamentado pela Lei 13.787 de 2018. A norma trata da "digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente". 

Conforme diz a lei, o processo de digitalização do prontuário deve ser feito de forma a garantir a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento. A versão digital tem o mesmo valor probatório do documento original que foi digitalizado, assim como os novos dados introduzidos. 

A legislação diz ainda que os meios de armazenamento de Prontuário Eletrônico devem proteger o documento do acesso, uso, reprodução e destruição não autorizados. Após o prazo de 20 anos a partir do último registro realizado, o prontuário pode ser eliminado ou, alternativamente, devolvido ao paciente.

5. Qual é a vantagem do Prontuário Eletrônico?

Usar o Prontuário Eletrônico traz uma série de vantagens para clínicas e consultórios: 

Segurança de dados

Implantar o Prontuário Eletrônico é ter os dados dos seus pacientes preservados com mais segurança. Isso porque, quando armazenado em papel, o prontuário fica sujeito a rasuras, extravios, roubos e outros danos causados pelo tempo. Além disso, a letra do médico pode ser ilegível, dificultando a compreensão e o compartilhamento com o paciente.

Com o Prontuário Eletrônico, o documento é armazenado com mais segurança. As plataformas mais modernas mantêm os dados em nuvem, em servidores externos, e acessíveis somente para quem tem o usuário e a senha do programa/software de prontuário cadastrados.

Dessa forma, os dados ficam protegidos mesmo que os computadores da instituição de saúde tenham problemas técnicos ou sejam furtados, por exemplo.

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Ganho de tempo

Com a adoção do Prontuário Eletrônico, os médicos também ganham em produtividade.

Em vez de se preocupar em localizar o documento e organizar as informações de todos os pacientes agendados para o dia, o profissional obtém esses dados em poucos cliques de seu computador, conseguindo agilizar o atendimento e dar mais atenção ao paciente.

Além disso, a maioria dos prontuários eletrônicos permite que sejam salvos diversos modelos do documento, como PDF, JPEG, JPG, XLS, DOC. 

Assim, o profissional pode focar no que interessa: oferecer um atendimento humanizado a cada paciente. O resultado são pacientes satisfeitos e fiéis à clínica ou consultório.

Mobilidade

Outra vantagem de adotar um Prontuário Eletrônico é que o sistema pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo, seja celular, tablet ou computador. Basta uma conexão com a internet, login e senha, e o médico tem acesso a todos os dados do paciente. 

Essa é, sem dúvida, uma importante vantagem para médicos que atendem em mais de um local. Pense em um especialista que atende em diferentes consultórios e esqueceu o computador em um deles, por exemplo. Não é preciso atrasar as próximas consultas voltando para buscá-lo. Basta acessar o software de prontuário pelo celular. 

O mesmo acontece no caso de uma emergência, em que cada segundo conta para preservar a vida de quem está sendo atendido. Em todas essas ocasiões, os prontuários estão disponíveis a poucos cliques de distância.

Informações em um só lugar

A instituição de saúde que usa prontuários de papel tem uma grande desvantagem em relação àquelas que já adotaram a versão eletrônica. 

No formato tradicional, as informações não ficam centralizadas, nem integradas, enquanto no arquivo digital, os dados estão reunidos no mesmo local.

Dessa forma, o profissional de saúde consegue fazer uma análise detalhada e, com base nisso, dar prosseguimento com o melhor tratamento. Isso também poupa tempo do profissional, que não precisa fazer as mesmas perguntas ao paciente outra vez.

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Redução de custos

Com o prontuário de papel, é preciso espaço para o armazenamento. Como os documentos precisam ser guardados por ao menos 20 anos, a necessidade de estrutura física só aumenta ao longo do tempo.

E se tudo isso fosse substituído por arquivos digitais? Imagine quanto espaço você poderia economizar a longo prazo. Poderia ser possível até expandir os consultórios ou liberar espaço na recepção para deixar os pacientes mais confortáveis.

Além de espaço físico, o médico também economiza dinheiro, já que os gastos constantes com papel e impressões são eliminados. Assim, sobra orçamento para investir em uma ferramenta moderna e digital, que contribua para uma melhor experiência dos pacientes e, é claro, com o meio ambiente.

Em resumo, o principal benefício a ser adquirido por meio do prontuário médico é a série de informações que ele apresenta em um só lugar, de forma mais fácil, acessível, prática e segura, como:

• Histórico de saúde pessoal e familiar;
• Observações sobre hospitalizações;
• Vacinações ao longo da vida;
• Registros de prescrição;
• Resultados de testes laboratoriais;
• Relatórios de exames de imagem e áudio;
• Detalhes sobre doenças crônicas;
• Observações de consultas de rotina;
• Cirurgias e outros procedimentos de alta complexidade;
• Medicamentos e dosagens;
• Descrições de alergias e reações adversas a tratamentos ou medicações;
• Resumos de alta;
• Fichas de atendimento ambulatorial;
• Registros anestésicos;
• Boletins médicos e conduta terapêutica.

Por meio do Prontuário Eletrônico o médico pode tomar decisões melhores e mais seguras, garantindo maior eficiência no atendimento. As barreiras de comunicação entre um médico e outro são eliminadas e os pacientes também podem ter acesso ao seu histórico em um único lugar.

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6. O que deve conter no Prontuário Eletrônico?

Como você pode observar, o Prontuário Eletrônico do Paciente é uma das principais ferramentas do médico durante o tratamento de seus pacientes, podendo ser útil tanto em consultórios e clínicas quanto em procedimentos hospitalares de alta complexidade. 

Confira, a seguir, algumas das informações que não podem faltar nesse sistema.

Identificação do paciente

Desde os dados pessoais básicos, como nome e data de nascimento até o histórico de todos os diagnósticos, exames e consultas já realizados, informações sobre medicamentos e alergias também devem ser apresentados no sistema digital, a fim de evitar falhas e otimizar os atendimentos.

Exames em formatos digitais

Se o paciente já tiver feito exames laboratoriais, de imagem, radiológico, entre outros, essa também é uma informação que deve constar no sistema eletrônico para que o médico possa analisar os resultados de cada um e, assim, prever possíveis patologias e causas.

Por meio desse ponto no prontuário digital, também é possível conferir a evolução do paciente diante dos tratamentos propostos por diferentes profissionais, facilitando o entendimento do que tem dado certo no acompanhamento médico de cada pessoa. Então, quanto mais detalhes e observações, melhor.

Hipóteses diagnósticas e diagnósticos definitivos

O prontuário eletrônico também deve apresentar tanto as hipóteses diagnósticas, que podem ajudar os profissionais a entenderem as possibilidades, quanto os diagnósticos definidos para embasar futuros processos e decisões entre os envolvidos, como tratamentos e receitas de medicações.

Tratamentos e movimentações do paciente

Cada tratamento feito deve ser registrado de forma completa e organizada para apresentar todo o histórico do paciente. Além disso, também devem ser mostradas as principais movimentações do paciente em unidades de saúde, internações, entre outros.

7. Como implementar

Apesar de alguns médicos ainda apresentarem bastante resistência à interação com as tecnologias desenvolvidas para a área de saúde, os órgãos responsáveis internacionais estão regulamentando e incentivando a adoção de prontuários eletrônicos e, com isso, o uso desse sistema tem sido mais disseminado.

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Algumas das principais barreiras apresentadas em diversos setores de saúde, estão diretamente ligadas a questões econômicas, sociais, tecnológicas, regulatórias, organizacionais e comportamentais, como o acesso limitado à internet e os baixos níveis de alfabetização em computação, por exemplo.

Antes de implementar um prontuário eletrônico, é necessário entender a importância dessa ferramenta para os profissionais de saúde e pacientes, além de analisar a necessidade de se adequar aos avanços tecnológicos para trabalhar com mais eficiência, rapidez, qualidade e segurança.

Também é válido ressaltar que não há requisitos para uma instituição de saúde investir em um prontuário digital:

Ao preparar o time de médicos e a instituição de saúde para se adequar às novas possibilidades, é hora de buscar a melhor opção de prontuário eletrônico para ter acesso a diversas funcionalidades e atender às necessidades do negócio.

8. O que avaliar antes de escolher um software de Prontuário Médico?

Antes de tomar a sua decisão, é indicado ter cuidado com alguns pontos para evitar possíveis preocupações ou arrependimentos com o investimento.

Um bom software de Prontuário Eletrônico deve ser uma solução completa, com diversas funções, que garanta a segurança de dados dos médicos e pacientes, melhorando a rotina.

Uma solução completa precisa ser intuitiva, fácil de usar, segura, rápida e eficiente. Para isso, antes de escolher um sistema de prontuário médico, é preciso atentar para alguns desses fatores. Confira a seguir!

Layout intuitivo, prático e simples

O sistema deve ser utilizado para facilitar o trabalho da equipe médica, então é indicado observar o nível de dificuldade do software e se há a necessidade de investir em treinamentos para utilizá-lo no dia a dia.

Integração de dados

Se a sua instituição de saúde já é informatizada, é provável que você já conte com alguns sistemas de dados. Então outro fator importante a ser analisado antes da escolha por um software de prontuário eletrônico é a flexibilidade de integração a outras soluções, a fim de facilitar o compartilhamento de informações e garantir registros mais completos.

Suporte técnico de qualidade

A fornecedora do software de prontuário possui um suporte eficiente para tirar as suas dúvidas e solucionar os problemas apresentados com mais rapidez e eficácia?

Esse é um dos principais pontos a serem verificados para manter a estabilidade ao longo dos processos de trabalho e atendimento aos pacientes.

Customização da plataforma

O ambulatório, hospital ou clínica em que você trabalha talvez já conte com uma identidade de comunicação solidificada, e levar esses elementos para o sistema de prontuário é uma ótima escolha.

Então vale a pena observar se o sistema digital oferece a opção de personalizar a plataforma, agregando mais valor e aumentando a produtividade da equipe.

Anexo, download e impressão

Além de armazenar e organizar os documentos, é fundamental que o software de prontuário digital também permita a possibilidade de fazer upload, imprimir e compartilhar os arquivos para otimizar as demandas ao longo da rotina.

Precisa de mais informações antes de escolher o seu Prontuário Eletrônico? Preencha o formulário abaixo e te ajudamos:

9. Qual sistema utilizar?

Os avanços tecnológicos na área da saúde não representam apenas uma tendência atual que tende a se desenvolver, mas principalmente uma necessidade para suprir as demandas do dia a dia, aumentar a precisão de procedimentos e tratamentos e, ainda, melhorar o cuidado com os pacientes e com a rotina dos profissionais médicos.

Portanto, investir em sistemas digitais que contem com Prontuário Eletrônico é uma das melhores formas de:

• integrar as soluções;
• garantir a segurança de dados;
• contribuir no armazenamento e na organização das informações;
• proporcionar melhores resultados.

Prontuário Médico da Doctoralia

Entendemos a importância de contar com um ótimo sistema de prontuário digital para gerar experiências mais satisfatórias para os pacientes e médicos, facilitando os procedimentos de saúde e gerando mais acertos ao longo dos atendimentos, exames e tratamentos.

Por isso mesmo, o software da Doctoralia conta com um sistema de Prontuário Eletrônico bastante completo. Totalmente customizável, ele pode ser personalizado para atender às demandas de cada instituição de saúde. Algumas das principais vantagens a serem obtidas com esse sistema, são:

• redução do uso de papel;
• modernização dos processos em clínicas e hospitais;
• armazenamento com acesso fácil e em tempo real;
• integração das informações e organização de dados;
• controle de custos e otimização de tempo;
• agilidade no atendimento e diagnóstico do paciente;
• comunicação dinâmica;
• alertas de alergias a medicamentos ou determinadas substâncias;
• praticidade de uso, segurança de dados e melhorias na rotina.

Com ele, você tem acesso aos prontuários de pacientes de forma segura e a partir de qualquer dispositivo. A ferramenta está em acordo com as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), mantendo as informações 100% criptografadas e usando os sistemas de armazenamento de dados mais confiáveis do mercado.

E você, está em busca do Prontuário Eletrônico ideal para ganhar tempo e oferecer um atendimento ainda mais centrado no paciente? Não deixe de conhecer a solução da Doctoralia para o seu negócio.