Preparamos este pequeno guia para ajudar médicos e gestores de clínicas a conhecerem melhor o universo de softwares médicos e terem mais segurança sobre o que precisa ser avaliado no momento da escolha do sistema.
Em primeiro lugar, se você ainda não adotou um software, é provavelmente porque ainda usa o papel e caneta - itens que já se tornaram extremamente limitados e limitantes em termos de eficiência e gestão.
É importante ter em conta que um software médico agrega vantagens competitivas ao seu consultório, como:
Eu não uso só caneta e papel. Uso um programa de gestão para meu consultório. Essa é uma das objeções mais comuns que ouvimos de profissionais de saúde contrários à adoção de um software médico.
O grande problema desta teoria está na limitação de recursos. Muitos programas e aplicativos desenvolvidos unicamente para gestão financeira e de base de dados carecem de uma série de necessidades e protocolos de segurança que estão desenvolvidas em softwares médicos.
Por exemplo: um software comercial normal tem recursos para gerar relatórios financeiros, uma base de dados com informações e contatos de clientes e um sistema para a emissão de notas fiscais.
Todas estas ferramentas são indiscutivelmente úteis, mas possuem uma enorme brecha, na nossa opinião: a falta de recursos que melhoram o que chamamos de Experiência do paciente - Temp BR. Esse deveria ser o elemento central em um software de gestão médica.
Se você chegou até aqui, é sinal de que se preocupa em encontrar um bom sistema para o seu consultório ou clínica. Resumidamente, existem 6 características fundamentais que devem ser levadas em conta no momento da escolha:
Um bom software médico te possibilita acessar e controlar todas as suas consultas futuras e passadas em um espaço único. Ele ainda deve te dar a facilidade de alterá-las e cancelá-las sempre que necessário além de notificar o paciente em alguns cliques.
Também é importante que o software ofereça suporte no Brasil e que seja acessível aos terceiros a quem você confia a gestão do seu consultório, como a sua secretária.
Essa é mais uma razão pela qual você deve buscar um software desenvolvido para a área médica: ter o prontuário do paciente digitalizado e integrado à sua rotina de atendimento.
Diferente de um programa de gestão padrão, onde você no máximo conseguirá armazenar no dados de contato, o prontuário eletrônico te permite incluir e consultar diagnósticos, antecedentes, medicamentos utilizados, além de emitir prescrições e anexar resultados de exames.
Isso torna o acompanhamento dos pacientes muito mais completo, assim como as consultas mais produtivas e menos burocráticas. A cada nova visita, você acessa o prontuário do paciente e visualiza todas as suas informações em uma linha do tempo simples e clara.
Segurança é um tema extremamente importante quando se trata de armazenamento de dados de pacientes e deve ser um dos seus pontos máximos de atenção no momento da escolha do software.
Informe-se sobre a política de proteção e privacidade do software contratado, sobre a criptografia, conheça como é feito o backup e quais são os protocolos de proteção contra acessos não autorizados.
Dica: No Brasil, a Lei Geral de Proteção de dados já está em vigor para regulamentar políticas de armazenamento e tratamento de informações sensíveis. Procure ferramentas que tenham uma boa reputação e atuem em acordo com normas de proteção de dados internacionais, como LGPD e HIPAA.
Sempre opte por um software que não exija instalações e que possa ser acessado quando você está online ou offline. Graças a isso, você consulta qualquer informação do centro médico de qualquer lugar - e acredite, terá uma autonomia incrível.
Outro ponto para levar em conta: garanta que o sistema seja perfeitamente visível a partir de todos os dispositivos: celular, computador ou tablet. Desta forma, você sempre terá todos os seus compromissos profissionais no bolso, a apenas um clique de distância.
Outro aspecto muito importante: seu software médico deve facilitar a comunicação com o paciente e melhorar a experiência que você oferece.
Agendar lembretes automáticos - sejam por SMS, e-mail ou WhatsApp -, possibilitará que você reduza o número de faltas nas consultas, além de economizar um tempo valioso da sua equipe, que não precisará entrar em contato com os pacientes um a um para confirmar a assistência à consulta.
Além disso, muitos softwares já permitem que você se comunique por mensagens com os pacientes e armazenam todo o conteúdo junto ao histórico de cada um. Essa comunicação eficiente e moderna é muito útil para construir a fidelização da sua base de clientes.
Por fim, existem opções no mercado que permitem o envio de campanhas de marketing e de relacionamento via software, para anunciar novos tratamentos ou dar informações importantes aos pacientes na sua base de dados.
Como último ponto, avalie se o software médico que você escolher também oferece uma seção de relatórios para medir o rendimento dos seus serviços e fazer o controle do fluxo de caixa, recebimento de despesas, entre outros.
Sistemas mais modernos permitem ainda a análise da satisfação dos pacientes, da receita gerada por seus serviços e especialistas (em caso de clínicas) e também identificar as faixas horárias que mais geram absenteísmo.