A gestão eficiente dos atendimentos é crucial para o bom funcionamento de qualquer consultório médico Contudo, mesmo quando há uma boa administração dos agendamentos, basta um simples cancelamento de consulta para que todo o fluxo de trabalho seja prejudicado.
Esse tipo de contratempo é comum nos estabelecimentos de saúde, mas pode gerar problemas significativos.
Afinal, o gerenciamento do tempo é prejudicado, gerando horários ociosos em determinados momentos e sobrecargas de serviços em outros. Ou seja, além do fluxo de receitas, há impacto na própria satisfação dos pacientes.
Felizmente, é possível minimizar a incidência de atrasos e cancelamentos, além de otimizar a organização da agenda quando essas situações são inevitáveis. Isso graças ao apoio de bons softwares médicos.
Mas, como essa tecnologia atua na prevenção do cancelamento de consultas? Quais impactos negativos ela evita? Quais seus benefícios? Por onde começar sua implementação?
Descubra a seguir.
Você verá em detalhes
- Como o software médico atua na prevenção de cancelamento de consultas?
- Impactos negativos de atrasos e cancelamento de consulta: o que você precisa saber
- Facilidades e benefícios: como os softwares transformam a organização médica?
- Quando usar um software médico? Por onde começar?
- Conclusão + FAQs
Como o software médico atua na prevenção de cancelamento de consultas?
Os softwares médicos têm um papel crucial na prevenção de cancelamento de consultas, com funcionalidades estratégicas que otimizam a comunicação e simplificam o agendamento.
As ferramentas que mais se destacam são os lembretes automáticos. Basicamente, o sistema envia aos pacientes uma mensagem por SMS ou WhatsApp os lembrando do compromisso um dia antes do atendimento, para que não se esqueçam.
Além disso, com apenas um clique, a pessoa pode confirmar, cancelar ou adiar a sua presença no mesmo lembrete.
Todas as informações ficam disponíveis na agenda online da sua clínica em tempo real. Em caso de cancelamento ou alteração de data, sua equipe recebe uma notificação instantânea para encaixar outros pacientes com agilidade e evitar horários ociosos.
Muitas faltas não avisadas acontecem por simples esquecimento ou porque o paciente não conseguiu contato telefônico. Com os lembretes automatizados, você reduz esse absenteísmo em até 65%, segundo dados levantados pelo Doctoralia.
Imagine quanto tempo seria gasto com ligações de confirmação e mensagens manuais. Com esse recurso, é possível economizar até 2 horas diárias na recepção, dedicando-as ainda mais à excelência no atendimento ao público.
Por fim, ao disponibilizar uma agenda online, o sistema dá ao paciente a autonomia de agendar consultas de forma rápida e conveniente, contribuindo para a redução de "no-shows" e proporcionando uma experiência mais flexível e eficiente.
Impactos negativos de atrasos e cancelamento de consulta: o que você precisa saber
Agora que você conhece as vantagens dos softwares médicos automatizados com mensagem de confirmação de presença pelo WhatsApp e SMS, também é importante ficar atento aos impactos negativos de negligenciar esse tipo de tecnologia no agendamento.
Ao ficar sujeito aos atrasos e cancelamento de consulta na sua clínica, você provavelmente terá que lidar com malefícios como:
- Insatisfação dos pacientes:
- Má reputação da clínica: a percepção negativa dos pacientes pode impactar a própria imagem e credibilidade do estabelecimento;
- Trabalho extra para os médicos: atrasos e compensações de faltas geralmente culminam em extensão de horários, sobrecarregando os profissionais de saúde;
- Acúmulo de tarefas na recepção: o gerenciamento de imprevistos na agenda aumenta as responsabilidades diárias das secretarias, comprometendo a eficiência;
- Ambiente tenso: mudanças, atrasos e compensações constantes são fatores que impactam a equipe;
- Impacto direto no lucro: tanto o excesso de “furos” na agenda, quanto a baixa fidelização e má reputação, acabam impactando a lucratividade do negócio.
Confirmação de consulta: como reduzir faltas de pacientes de forma automatizada
Facilidades e benefícios: como os softwares transformam a organização médica?
Tenha em mente que 90% dos pacientes procuram por informações de saúde na internet. Além disso, 35% dos agendamentos são realizados fora do horário comercial. Esses dados também são do Doctoralia.
Com os softwares médicos certos, você faz muito mais do que enviar um lembrete de consulta com botão de confirmação para quem já escolheu se consultar com você.
Além disso, também é possível deixar a sua clínica disponível para o público ideal, para que as pessoas consigam agendar um horário a qualquer momento e com praticidade pela internet.
No caso da Doctoralia, por exemplo, sua agenda pode ser integrada às redes sociais, aparecer no topo das buscas do Google e ainda ficar visível para mais de 10% da população que acessa o App. Isso significa estar disponível para mais de 21 milhões de pacientes, 24 horas por dia.
Você também pode transformar a sua organização médica ao integrar todos os seus processos clínicos, financeiros e administrativos em um único software de gestão.
Com configurações por especialidade, você tem acesso a recursos como prontuário eletrônico, relatórios financeiros completos e de faturamento, telemedicina com chat privado, campanhas de marketing e muito mais.
A plataforma se adapta à realidade da sua clínica com módulos e ferramentas que garantem mais organização, agilidade, eficiência e integração de todas as suas áreas de operação.
Quando usar um software médico? Por onde começar?
O momento certo para implementar um sistema na sua clínica pode variar conforme as suas necessidades específicas. Por isso, é importante fazer uma avaliação cuidadosa para maximizar os benefícios da tecnologia. Procure ater-se às seguintes etapas:
- Avalie as necessidades da sua clínica e os desafios específicos da gestão de consultas que poderiam ser melhorados com um software médico;
- Considere a implementação quando a clínica demonstrar sinais de crescimento, aumento na complexidade operacional ou ineficiências;
- Garanta que a equipe esteja familiarizada com os benefícios e funcionalidades do software. Ofereça treinamento adequado para uma transição suave;
- Pesquise e selecione um software médico que atenda às suas demandas específicas. Considere fatores como escalabilidade, segurança e integração;
- Crie um plano de implementação com cronograma, responsabilidades da equipe e estratégias para minimizar interrupções nas operações;
- Faça testes, identifique possíveis problemas e obtenha feedback da equipe. Faça ajustes e atualizações conforme necessário.
Como fidelizar o paciente — antes, durante e após a consulta
Conclusão + FAQs
O cancelamento de consultas e os atrasos no atendimento dos pacientes são fatores muito prejudiciais. Eles impactam a qualidade dos serviços, a satisfação dos pacientes e a própria rentabilidade da sua clínica.
Com o apoio da tecnologia, esses problemas se transformam em coisa do passado. Afinal, você pode automatizar lembretes para que seu público não se esqueça de comparecer no horário marcado.
Além disso, as confirmações ou mudanças são feitas em poucos cliques. Assim, você pode adaptar sua agenda com agilidade e mantê-la livre de “furos” ou acúmulos de demandas.
Agora que você está pronto para aproveitar esses e outros benefícios, não deixe de explorar os diferenciais exclusivos da Doctoralia. Antes, tire abaixo suas últimas dúvidas sobre o assunto:
Qual é o custo médio de implementação de um software médico em uma clínica?
O custo para implementar um software médico varia conforme as demandas da clínica, seu porte e os módulos requeridos. O ideal é entrar em contato com o fornecedor do sistema e solicitar um orçamento conforme as suas necessidades.
Como garantir a segurança dos dados dos pacientes ao utilizar um software médico?
Priorize softwares que tenham sólidos controles de acesso, backups em nuvem, alinhamento aos requisitos da LGPD, além de criptografia e protocolos de proteção alinhados aos principais parâmetros de segurança do mercado.
Quais são os principais desafios na transição para um sistema de software médico?
Para minimizar o cancelamento de consulta e aproveitar outros benefícios do software médico, treine a sua equipe, adapte seus processos e planeje a implementação para ser a mais fluida e bem-sucedida possível.
