Principais desafios na gestão de clínicas de médio e grande porte

A jornada do paciente deve ser profundamente respeitada. Isso significa que é necessário entender como seu cliente está se sentindo ao longo de todo os momentos de interação com a clínica médica. 

Por meio da análise daquilo que os especialistas chamam de jornada do cliente, é possível entender as aflições, inseguranças e necessidades dos pacientes, o que permite melhorar o atendimento e torná-lo mais humanizado, personalizado e capaz de contribuir para fidelização. 

O primeiro passo dessa missão é mapear a jornada e criar um roteiro de atendimento pensando em cada parte do processo. Também é interessante “se colocar no lugar do paciente” para tentar prever sua receptividade às ações propostas e entender se elas realmente auxiliam a tornar a jornada mais simples e focada nas necessidades dele. 

Com base nessa reflexão é possível orientar a equipe de atendimento, construir um script padrão para simplificar as interações e refinar essa demanda tão estratégica para melhoria dos resultados. 

Também não se esqueça que a personalização é fator-chave. Para isso, vale a pena contar com soluções digitais, como softwares de gestão. Neles, você pode concentrar as informações de cada paciente e, assim, ter acesso aos dados com facilidade.

2. Gerenciamento das finanças

A gestão de clínica não consiste apenas em lidar com pessoas e a agenda dos profissionais: o diagnóstico da saúde financeira também faz parte da rotina.

É natural que muitos profissionais da área da saúde não tenham familiaridade com a rotina administrativa, uma vez que sua formação foi direcionada para a ciências biológicas e não para questões administrativas. 

Contudo, estamos falando de uma demanda crucial. Clínicas de saúde de todos os portes podem enfrentar severas dificuldades caso não seja adotada uma rotina de controle e análise dos resultados financeiros.

Portanto, se sua clínica não realiza uma revisão das contas há algum tempo, coloque este tópico como uma das prioridades. Para ter profundidade nessa análise, confira detalhes das seguintes movimentações:

1. Fluxo de caixa (entradas e saídas);
2. Resultados dos meses anteriores (lucros e prejuízos);
3. Faturamento mensal (quanto a empresa recebeu de dinheiro pelos serviços);
4. Despesas operacionais, administrativas e estruturais (gastos com salários, aluguel de equipamentos, conta de energia etc).

Um levantamento completo dos números pavimenta o caminho para que os gestores tomem decisões sem o risco de gerar um grande abalo nas contas, além de ser uma tarefa indispensável para desenvolver uma política de precificação assertiva. 

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3. Organização das informações e dados

Organização é tudo para uma gestão de excelência, especialmente se levarmos em consideração o grande volume de dados e documentos que uma empresa dessa natureza gera.

Veja alguns exemplos de informações que são comuns na rotina administrativa de uma clínica de grande e médio porte: 

• Dados pessoais de pacientes;
• Prontuários médicos;
• Receituários;
• Exames;
• Dados financeiros de pessoas físicas e jurídicas.

Se tudo isso não for organizado de forma coerente, a gestão torna-se um pesadelo, afinal, sua equipe pode gastar horas de trabalho atrás de uma simples pasta que estava esquecida em um arquivo no fundo de uma sala. 

E aqui entra um outro obstáculo pertinente: modernizar a forma de registro e manuseio de informações. 

Já está na hora de aposentar o papel e todo o trabalho que arquivos manuais geram por soluções mais modernas, como o armazenamento de dados em sistemas de gestão operados em nuvem. 

Conforme a clínica troca o papel pelo digital, desaparecem problemas como dificuldade para encontrar arquivos e a perda de informações. Ou seja, além de mais prática, a gestão digital de documentos é mais segura. 

Portanto, pondere a possibilidade de adotar novas práticas de organização e conte com a tecnologia para dar suporte à essa missão. 

Ao digitalizar os arquivos, todo o manuseio de dados será ágil, o que contribui para que as operações da clínica sejam menos custosas e mais efetivas.

4. Captação e fidelização de pacientes

A prospecção e a fidelização de pacientes também é um grande desafio para os gestores de clínicas médicas. 

Porém, prospectar se tornou mais dinâmico e acessível com a atualização das normas de publicidade pelo CFM. Agora, os profissionais de saúde têm mais liberdade para promover seus serviços, incluindo a divulgação de preços de consultas e campanhas promocionais, sempre respeitando a ética e a veracidade das informações. 

Isso representa uma adaptação às realidades do mercado, permitindo que médicos e clínicas se comuniquem de maneira eficaz e ética com o público.

Além de prospectar, a empresa pode se fazer presente junto ao público de maneira mais sutil. Algumas ideias são:

1. Participar de eventos de saúde (como workshops, eventos públicos, debates e palestras);
2. Promover ações sociais (como arrecadação de alimentos ou doação de serviços médicos para populações carentes);
3. Adotar uma estratégia de marketing e presença nas redes sociais que seja pautada na transmissão de conhecimento (com posts que falem sobre saúde e mais, mas sem viés comercial).

Junto à prospecção, é necessário pensar na fidelização, afinal, parte do sucesso de uma empresa passa por estruturar uma base de consumidores. 

Fidelizar clientes é algo que exige atenção à qualidade do atendimento e dos serviços prestados, além de um olhar amplo sobre outros fatores de impacto, como a estrutura da clínica, as formas de pagamento adotadas e até a postura da marca nas redes sociais. 

Quando essas tarefas são bem executadas, crescem as chances de transformar pacientes em busca de ajuda em pessoas fiéis aos serviços fornecidos e à relação construída com os profissionais de saúde. Esses aspectos são fatores-chave para que clientes satisfeitos se transformem em promotores da clínica.

Resumindo: prospectar e fidelizar são desafios que geram resultados. Portanto, não abra mão de estratégias focadas nessas demandas, e as execute de maneira equilibrada, sempre alinhando as ações conforme o perfil do seu público-alvo.

5. Adequação à LGPD

Como estamos falando bastante de estratégias focadas na internet, é essencial conhecer a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Esse conjunto de regras, exigências, obrigações e responsabilidades atesta as melhores práticas no tratamento de dados pessoais.

E nem é preciso reforçar a importância em cuidar dos dados dos seus pacientes, certo? Como o setor lida com informações sensíveis, é fundamental resguardá-los e adotar as políticas de proteção mais eficazes possíveis.

Neste sentido, busque soluções tecnológicas que estejam adequadas às diretrizes da LGPD, como é o caso da Doctoralia. Nosso software de gestão médica concentra inúmeras funções que simplificam a administração e adotam protocolos de segurança modernos. 

Se você pensa que isso é um mero detalhe, lembre-se que vazamento de dados sensíveis é algo passível de punição na esfera civil e até mesmo criminal. 

Isso implica em riscos para as finanças do negócio e para a imagem construída junto aos pacientes.

6. Compras e controle de estoque