mai 10, 2022

Ligações perdidas em clínicas: 6 dicas para minimizar o problema

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As chamadas perdidas podem prejudicar a sua instituição de saúde, reduzindo a rentabilidade e gerando insatisfação para os pacientes. Saiba como adotar ações para resolver esse problema!

Você já percebeu a perda de ligações em sua clínica? É importante acompanhar as ocorrências e atentar para as razões dessa situação, a fim de tomar as devidas providências para evitar outras chamadas perdidas. 

Isso porque perder uma ligação não significa somente deixar de atender um paciente, mas pode impactar negativamente a imagem da sua instituição de saúde, além de afetar também a sua carteira de clientes, credibilidade e rentabilidade a longo prazo.

Minimizar ligações perdidas em clínicas é um desafio, mas é possível superá-lo por meio de algumas ações práticas. Confira as dicas que reunimos para ajudar você e aproveite!

Qual o impacto das ligações perdidas em clínicas?

De acordo com uma pesquisa da Doctoralia, 1 a cada duas ligações para clínicas não é atendida, e cerca de 16% de mais de 400 instituições não atendeu nenhuma das 10 tentativas de contato por telefone. Alguns dos prejuízos que as chamadas perdidas podem ocasionar, são:

  • Baixa fidelização e atração de pacientes;
  • Atrasos, falta de organização na rotina e redução da produtividade;
  • Pouca credibilidade na marca da instituição; 
  • Insatisfação na experiência dos pacientes;
  • Redução da rentabilidade da empresa.

Para obter mais sucesso nos processos e resultados da sua clínica, é necessário acompanhar o volume de chamadas perdidas e identificar os motivos para esse problema, com o objetivo de encontrar as soluções ideais. 

Por meio da nossa calculadora de consultas perdidas, você pode ter um diagnóstico completo e gratuito para descobrir o quanto está perdendo de receita ao não atender ligações, além de ter uma análise mais aprofundada sobre o seu gerenciamento telefônico.

6 dicas para reduzir as chamadas perdidas na sua clínica

Ao saber o porquê você deve atentar para não perder mais ligações na sua clínica, é importante conhecer as melhores formas de reduzir esse problema na prática e, assim, melhorar o relacionamento com os seus pacientes

Por isso, selecionamos as principais 6 dicas para ajudar você nesse processo. Confira a seguir!

Divida as tarefas de forma inteligente

Quais são os horários em que o fluxo de ligações é maior em sua clínica

Vale a pena observar esse fator para ajustar as tarefas da recepção, evitando a sobrecarga dos colaboradores e reduzindo os atrasos e as perdas das chamadas no atendimento. 

Para isso, contar com um sistema de gestão de chamadas é determinante

Com a ajuda da ferramenta Doctoralia Phone, você tem acesso a relatórios em tempo real com estatísticas como taxa de conversão das chamadas em consultas, porcentagem de atendimento e horários de pico. 

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Além disso, permite que a recepção atenda e retorne todas as ligações realizadas para a sua clínica, gerando melhorias para o atendimento telefônico aos pacientes e aumentando a organização das atividades da recepção.

👉 Leia também: Ligações para a sua clínica: por que é importante monitorá-las?

Avalie ter uma recepcionista exclusiva para atendimento ao telefone 

Ter um profissional exclusivo para realizar atendimentos telefônicos pode ser a solução ideal para evitar a ocupação com atividades paralelas, garantir um direcionamento mais assertivo, melhorar o clima organizacional e aumentar o engajamento da sua equipe. 

Para entender se esta é a melhor opção para a sua recepção, analise o volume de ligações recebidas, realizadas e retornadas, assim como o feedback dos pacientes sobre a qualidade do atendimento presencial e a produtividade com tarefas burocráticas.

Se houver espaço para otimizações, separar tarefas específicas para cada colaborador de acordo com suas melhores habilidades pode ser uma estratégia eficaz.

👉 Leia também: 5 maneiras de melhorar o atendimento telefônico da sua clínica

Otimize as atividades da secretária

Organizar a rotina pode ser uma ótima forma de aumentar a produtividade na sua clínica e, para isso, a tecnologia é uma importante aliada.

Um exemplo de solução que pode alavancar os seus resultados é a ferramenta Lembretes Automáticos e Confirmações da Agenda Doctoralia (para reduzir os no-shows e ampliar o número de consultas). 

Ao ativar esse serviço, é possível conquistar diversos benefícios, como:

  • Melhorar o relacionamento com os pacientes;
  • Aprimorar a imagem e credibilidade da sua marca;
  • Aumentar os níveis de produtividade, motivação e engajamento da secretária;
  • Garantir mais disponibilidade de atendimento;
  • Enviar informações personalizadas e automáticas;
  • Ter mais visibilidade para os seus serviços.

👉 Leia também: Benefícios e tendências da tecnologia em saúde

Facilite o retorno das ligações

Não deu para atender alguma ligação? É fundamental identificar quem ligou e tentar retornar o quanto antes para conversar com o paciente, entender a sua necessidade e agendar a sua consulta.

90% dos pacientes que ligam e não são atendidos, tentam imediatamente ligar para outros estabelecimentos. 

Por isso, é de extrema importância monitorar as ligações e a qualidade do serviço telefônico da recepção da sua clínica. 

Se você deseja impressionar os seus pacientes de forma positiva, aumentar a receita da sua instituição de saúde, otimizar os seus investimentos e, ainda, melhorar o trabalho da recepção e do gerenciamento do seu consultório, a solução Doctoralia Phone é a escolha ideal.

Uma prova disso é o exemplo da Cardio & Saúde, uma clínica com 20 médicos e 3 recepcionistas que recuperou mais de 450 com o retorno de ligações, o que representa 16% de todos os agendamentos. Confira detalhes desta história:

Caso de Sucesso  Cardio & Saúde: como a gestão das chamadas melhorou a experiência Ver na íntegra

Forneça o máximo de informações online

A sua clínica tem uma forte presença digital e pode ser rapidamente encontrada em sites de busca? 

Para facilitar a jornada do paciente, é indicado manter as informações atualizadas no seu site, blog, redes sociais e perfil na Doctoralia – onde você também fortalece a reputação da sua marca, disponibiliza a agenda online dos especialistas e permite que os pacientes acessem um chat direto com o profissional a partir do agendamento. 

Dessa forma, o paciente não precisa telefonar para tirar as suas dúvidas ou sequer marcar um horário, otimizando tanto o seu próprio tempo quanto o da sua equipe de atendimento.

👉 Leia também: Atendimento via WhatsApp: 4 pontos de atenção para clínicas e hospitais

Incentive o agendamento online

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Ao ter mais agendamentos realizados de forma online, a secretária da sua clínica pode ter mais tempo para focar em atividades relevantes, como dar atenção ao atendimento presencial, conversar com os pacientes e tirar dúvidas específicas.

Então vale a pena incentivar os agendamentos online de diversas maneiras: por meio de avisos ao telefone, mensagens automáticas pelo WhatsApp com o link de agendamento, publicações nas redes sociais e campanhas de marketing.

Quais dessas dicas já são aplicadas no dia a dia da sua clínica? Ao contar com uma ferramenta tecnológica, tudo o que falamos se torna ainda mais fácil de ser colocado em prática. 

Por meio de sistemas específicos para a saúde, a exemplo do software de gestão de chamadas, é possível reduzir as ligações perdidas na sua recepção e, como consequência, não apenas aumentar a receita e a carteira de pacientes, mas também:

  • organizar a rotina de trabalho da sua equipe; 
  • evitar a sobrecarga;
  • reduzir o número de ligações perdidas;
  • ampliar os níveis de produtividade e engajamento;
  • disponibilizar mais canais de atendimento;
  • oferecer experiências mais satisfatórias aos pacientes.

Pare de perder pacientes e consultas! Garanta que todas as ligações para a sua clínica sejam atendidas ou retornadas com mais eficácia: conte com o nosso sistema de gestão de chamadas Doctoralia Phone.

👉 Leia também: Digitalização na medicina diagnóstica: 7 benefícios e como implementar


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