dez 21, 2022

Ligações perdidas em clínicas: 6 dicas para minimizar o problema

Equipe Doctoralia

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As chamadas perdidas podem prejudicar a sua instituição de saúde, reduzindo a rentabilidade e gerando insatisfação para os pacientes. Saiba como adotar ações para resolver esse problema!

Você já percebeu a perda de ligações em sua clínica? É importante acompanhar as ocorrências e atentar para as razões dessa situação, a fim de tomar as devidas providências para evitar outras chamadas perdidas.

Isso porque perder uma ligação não significa somente deixar de atender um paciente, mas pode impactar negativamente a imagem da sua instituição de saúde, além de afetar também a sua carteira de clientes, credibilidade e rentabilidade a longo prazo.

Minimizar ligações perdidas em clínicas é um desafio, mas é possível superá-lo por meio de algumas ações práticas. Confira as dicas que reunimos para ajudar você e aproveite!

Qual o impacto das ligações perdidas em clínicas?

De acordo com uma pesquisa da Doctoralia, 1 a cada duas ligações para clínicas não é atendida, e cerca de 16% de mais de 400 instituições não atendeu nenhuma das 10 tentativas de contato por telefone. Alguns dos prejuízos que as chamadas perdidas podem ocasionar, são:

Baixa fidelização e atração de pacientes;
Atrasos, falta de organização na rotina e redução da produtividade;
Pouca credibilidade na marca da instituição;
Insatisfação na experiência dos pacientes;
Redução da rentabilidade da empresa.

Para obter mais sucesso nos processos e resultados da sua clínica, é necessário acompanhar o volume de chamadas perdidas e identificar os motivos para esse problema, com o objetivo de encontrar as soluções ideais.

Por meio da nossa calculadora de consultas perdidas, você pode ter um diagnóstico completo e gratuito para descobrir o quanto está perdendo de receita ao não atender ligações, além de ter uma análise mais aprofundada sobre o seu gerenciamento telefônico.

6 dicas para reduzir as chamadas perdidas na sua clínica

Ao saber o porquê você deve atentar para não perder mais ligações na sua clínica, é importante conhecer as melhores formas de reduzir esse problema na prática e, assim, melhorar o relacionamento com os seus pacientes.

Por isso, selecionamos as principais 6 dicas para ajudar você nesse processo. Confira a seguir!

Divida as tarefas de forma inteligente

Quais são os horários em que o fluxo de ligações é maior em sua clínica?

Vale a pena observar esse fator para ajustar as tarefas da recepção, evitando a sobrecarga dos colaboradores e reduzindo os atrasos e as perdas das chamadas no atendimento.

Para isso, contar com um sistema de gestão de chamadas é determinante.

Com a ajuda da ferramenta Doctoralia Phone, você tem acesso a relatórios em tempo real com estatísticas como taxa de conversão das chamadas em consultas, porcentagem de atendimento e horários de pico.

Além disso, permite que a recepção atenda e retorne todas as ligações realizadas para a sua clínica, gerando melhorias para o atendimento telefônico aos pacientes e aumentando a organização das atividades da recepção.

Avalie ter uma recepcionista exclusiva para atendimento ao telefone

Ter um profissional exclusivo para realizar atendimentos telefônicos pode ser a solução ideal para evitar a ocupação com atividades paralelas, garantir um direcionamento mais assertivo, melhorar o clima organizacional e aumentar o engajamento da sua equipe.

Para entender se esta é a melhor opção para a sua recepção, analise o volume de ligações recebidas, realizadas e retornadas, assim como o feedback dos pacientes sobre a qualidade do atendimento presencial e a produtividade com tarefas burocráticas.

Se houver espaço para otimizações, separar tarefas específicas para cada colaborador de acordo com suas melhores habilidades pode ser uma estratégia eficaz.

Otimize as atividades da secretária

Organizar a rotina pode ser uma ótima forma de aumentar a produtividade na sua clínica e, para isso, a tecnologia é uma importante aliada.

Um exemplo de solução que pode alavancar os seus resultados é a ferramenta Lembretes Automáticos e Confirmações da Agenda Doctoralia (para reduzir os no-shows e ampliar o número de consultas).

Ao ativar esse serviço, é possível conquistar diversos benefícios, como:

Melhorar o relacionamento com os pacientes;
Aprimorar a imagem e credibilidade da sua marca;
Aumentar os níveis de produtividade, motivação e engajamento da secretária;
Garantir mais disponibilidade de atendimento;
Enviar informações personalizadas e automáticas;
Ter mais visibilidade para os seus serviços.

👉 Leia também: Benefícios e tendências da tecnologia em saúde

Facilite o retorno das ligações

Não deu para atender alguma ligação? É fundamental identificar quem ligou e tentar retornar o quanto antes para conversar com o paciente, entender a sua necessidade e agendar a sua consulta.

90% dos pacientes que ligam e não são atendidos, tentam imediatamente ligar para outros estabelecimentos.

Por isso, é de extrema importância monitorar as ligações e a qualidade do serviço telefônico da recepção da sua clínica.

Se você deseja impressionar os seus pacientes de forma positiva, aumentar a receita da sua instituição de saúde, otimizar os seus investimentos e, ainda, melhorar o trabalho da recepção e gestão, o Doctoralia Phone é o sistema ideal.

Uma prova disso é o exemplo da Cardio & Saúde, uma clínica com 20 médicos e 3 recepcionistas que recuperou mais de 450 com o retorno de ligações, o que representa 16% de todos os agendamentos. Confira detalhes desta história:

Forneça o máximo de informações online

A sua clínica tem uma forte presença digital e pode ser rapidamente encontrada em sites de busca?

Para facilitar a jornada do paciente, é indicado manter as informações da sua clínica atualizadas no site, blog, redes sociais e perfil na Doctoralia – onde você também fortalece a reputação da sua marca, disponibiliza a agenda online dos especialistas e permite que os pacientes acessem um chat direto com o profissional a partir do agendamento.

Dessa forma, o paciente não precisa telefonar para tirar as suas dúvidas ou sequer marcar um horário, otimizando tanto o seu próprio tempo quanto o da sua equipe de atendimento.

Incentive o agendamento online

Ao ter mais agendamentos realizados de forma online, a secretária da sua clínica pode ter mais tempo para focar em atividades relevantes, como dar atenção ao atendimento presencial, conversar com os pacientes e tirar dúvidas específicas.

Então vale a pena incentivar os agendamentos online de diversas maneiras: por meio de avisos ao telefone, mensagens automáticas pelo WhatsApp com o link de agendamento, publicações nas redes sociais e campanhas de marketing.

Quais dessas dicas já são aplicadas no dia a dia da sua clínica? Ao contar com uma ferramenta tecnológica, tudo o que falamos se torna ainda mais fácil de ser colocado em prática.

Por meio de sistemas específicos para a saúde, a exemplo do software de gestão de chamadas, é possível reduzir as ligações perdidas na sua recepção e, como consequência, não apenas aumentar a receita e a carteira de pacientes, mas também:

organizar a rotina de trabalho da sua equipe;
evitar a sobrecarga;
reduzir o número de ligações perdidas;
ampliar os níveis de produtividade e engajamento;
disponibilizar mais canais de atendimento;
oferecer experiências mais satisfatórias aos pacientes.

Pare de perder pacientes e consultas! Garanta que todas as ligações para a sua clínica sejam atendidas ou retornadas com mais eficácia: conte com o nosso sistema de gestão de chamadas Doctoralia Phone.